面接辞退メールの正しい書き方｜丁寧かつ誠実な印象を与える文例と注意点を徹底解説

就職活動や転職活動を進める中で、応募後にやむを得ず「面接を辞退」しなければならない場面もあります。このとき重要なのが、相手企業に対して誠意をもって丁寧に連絡することです。特に「面接 辞退 メール」は、今後の印象を左右する重要な連絡手段となります。

この記事では、面接辞退メールを送る際のマナー、構成、例文（選考前／直前／当日など）、注意点、電話との使い分け、返信が必要な場合の対応まで詳しく解説します。

1. 面接辞退メールを送るのはマナー違反ではない？

✅ 結論：誠実に連絡すればマナー違反ではない

面接を辞退すること自体は問題ありません。むしろ、無断キャンセルや音信不通の方が大きなマイナス評価になります。

企業の担当者も、辞退されることは想定しています。大切なのは、できるだけ早く・丁寧な文面で連絡することです。

2. 面接辞退メールの基本構成とポイント

面接辞退メールは以下の構成でまとめると、丁寧で失礼のない印象になります。

✅ メールの構成（5つの要素）

1. 件名：シンプルかつ明確に
2. 宛先・宛名：企業名＋担当者名（分かる範囲で）
3. 本文冒頭の挨拶と名乗り
4. 辞退の旨と理由（簡潔でOK）
5. お詫びと感謝の言葉＋結び

3. 面接辞退メールの文例

▶ 文例①：選考前〜前日までの辞退

件名：面接辞退のご連絡（氏名）

株式会社〇〇  
人事部　〇〇様  

お世話になっております。〇〇（氏名）と申します。  
このたびは、面接のご案内をいただき誠にありがとうございます。  

誠に恐縮ではございますが、諸般の事情により、  
今回の面接を辞退させていただきたくご連絡申し上げます。  

ご多忙のところ日程調整をいただいたにもかかわらず、  
ご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。  
今後の貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。  

何卒、よろしくお願い申し上げます。  

――――――――――――  
氏名  
電話番号  
メールアドレス  
――――――――――――

▶ 文例②：当日の辞退（やむを得ない事情がある場合）

件名：本日の面接辞退のご連絡（氏名）

株式会社〇〇  
人事部　〇〇様  

お世話になっております。〇〇（氏名）と申します。  
本日〇時より面接のお約束をいただいておりましたが、  
急な体調不良により、誠に勝手ながら辞退させていただきたくご連絡差し上げました。  

直前のご連絡となりましたことを、心よりお詫び申し上げます。  
ご調整いただきましたにもかかわらず、このような結果となり申し訳ございません。  

貴社のご発展と皆様のご健康を心よりお祈り申し上げます。  
何卒、よろしくお願い申し上げます。

▶ 文例③：他社内定などによる辞退

件名：面接辞退のご連絡（氏名）

株式会社〇〇  
人事ご担当者様  

お世話になっております。〇〇（氏名）と申します。  
このたびは、面接の機会をいただき誠にありがとうございました。  

慎重に検討を重ねた結果、他社での内定受諾を決断いたしましたため、  
今回の面接を辞退させていただきたくご連絡申し上げます。  

せっかくの機会をいただきながら、このような結果となり誠に恐縮ですが、  
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。  
貴社の今後の益々のご発展をお祈り申し上げます。

4. 面接辞退メールの送信タイミングと連絡手段

✅ 辞退が確定したら、できる限り早く連絡しましょう。採用担当者のスケジュール調整に配慮する姿勢が大切です。

5. 面接辞退メールの注意点

6. 返信メールが来た場合の対応

企業から丁寧な返信をもらった場合も、お礼とお詫びの返信を送るとより印象が良くなります。簡潔でよいので、返信することで社会人としての礼儀を示せます。

まとめ｜「面接 辞退 メール」は誠意をもって早めに、丁寧に対応を

面接辞退は誰にでも起こりうることですが、その対応ひとつであなたの印象は大きく変わります。「面接 辞退 メール」は、ビジネスマナーと誠実な姿勢を伝える重要な手段。丁寧・簡潔・早めを意識して、しっかりと対応しましょう。

✅ 記事のまとめポイント：

• 面接辞退はマナー違反ではないが、「連絡の質と速さ」が非常に重要
• 件名・宛名・本文の構成を意識し、誠意をもって簡潔に伝える
• 辞退の理由は詳細に書かず、あくまで“丁重に”
• 当日の辞退は必ず電話連絡＋フォローメールを送る
• 返信が来た際も一言お礼を返すと社会人として好印象

今後また別の機会で企業と接点を持つ可能性もあるため、「辞退の連絡こそ丁寧に」が大切です。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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