転職の面接を当日キャンセルする際の正しい連絡方法とマナー

転職活動を進める中で、体調不良や現職での急なトラブルなどにより、どうしても面接を当日キャンセルしなければならない事態は、誰にでも起こり得るものです。しかし、面接当日のキャンセルは、企業側に多大な迷惑をかける行為であるため、どのように連絡し、どう対処すべきか、不安を感じる方は少なくありません。適切な手順で、誠意を持って対応すれば、選考への悪影響を最小限に抑え、面接日程の再調整をしてもらえる可能性も残されています。本記事では、面接を当日キャンセルする際の基本的なマナーや、電話とメールを用いた正しい連絡手順、そして、理由別の具体的な伝え方について、詳しく解説します。

面接の当日キャンセルが選考に与える影響

面接の当日キャンセルは、採用担当者のスケジュールに穴をあけるだけでなく、面接官を務める現場の社員の業務時間を奪うことにも繋がるため、選考においてマイナスの評価を受けることは避けられません。

やむを得ない理由であれば再調整の可能性もある

体調不良や、交通機関の予期せぬ遅延、また現職での緊急を要するトラブルなど、応募者本人の過失ではない、やむを得ない理由によるキャンセルの場合、企業側も事情を考慮してくれるケースが多くあります。誠意を持った迅速な対応ができれば、ビジネスマナーが備わっていると判断され、後日改めて面接の機会を設けてもらえる可能性は十分にあります。

無断キャンセルは絶対に避けるべき理由

最も避けるべきは、連絡を一切せずに面接に行かない、いわゆる無断キャンセルです。無断キャンセルは、社会人としての常識や責任感が著しく欠如しているとみなされ、その企業での採用の可能性が完全に絶たれるだけでなく、転職エージェントを利用している場合は、エージェントからの信頼も失い、今後の求人紹介を断られるリスクがあります。

当日キャンセルの正しい連絡方法と手順

当日に面接のキャンセルや、日程変更をお願いする場合、相手に確実に、そして一刻も早く状況を伝えるための、適切な連絡手段を選ぶことが重要です。

連絡手段は必ず「電話」を最優先する

面接当日の連絡は、相手がすぐに確認できるとは限らないメールではなく、直接担当者と話ができる「電話」を最優先することが、ビジネスにおける鉄則です。電話をかける際は、始業直後や昼休みの時間帯はなるべく避け、採用担当者に繋がったら、まずは自分の名前と、何時からの面接を予定していたかを明確に伝えた上で、キャンセルの理由と謝罪の意を、誠実に伝えてください。

電話が繋がらない場合はメールと併用する

担当者が不在であったり、会議中で電話に出られなかったりした場合は、伝言を頼むとともに、必ずメールでもキャンセルの旨を連絡します。電話をかけたという事実と、連絡がつかなかったためメールでお詫びする旨を文章に記載し、取り急ぎの連絡として送信しておくことで、連絡の行き違いを防ぎ、責任感のある対応を示すことができます。

理由別・当日キャンセルの伝え方と例文

キャンセルの理由は、嘘をつかず正直に伝えることが基本ですが、状況に応じて、相手に納得してもらいやすい伝え方を工夫する必要があります。

体調不良や急病の場合の伝え方

急な発熱や体調不良の場合は、無理をして面接に向かうと、かえって企業に迷惑をかける恐れがあるため、正直に状況を伝えます。「大変申し訳ございませんが、昨晩から急な発熱があり、現在も症状が治まらないため、本日の面接をキャンセル、あるいは別日程へ変更していただくことは可能でしょうか」と、具体的な症状を簡潔に伝え、再調整の希望を伺います。

現職の急なトラブル・仕事の場合の伝え方

現職の業務で、どうしても抜けられないトラブルが発生した場合は、社会人として仕事への責任感がある証拠とも捉えられるため、状況を説明すれば理解を得やすい理由です。「現職において、私が対応しなければならない緊急のトラブルが発生してしまい、どうしても面接の時間にお伺いすることが難しくなってしまいました」と伝え、誠意を持って謝罪します。

交通機関の遅延・事故の場合の伝え方

電車やバスの大規模な遅延、あるいは予期せぬ事故などに巻き込まれた場合は、判明した時点ですぐに電話をかけます。「現在向かっている〇〇線が、事故により運転見合わせとなっており、復旧の目処が立たない状態です。誠に申し訳ございませんが、お約束の時間に間に合いそうにありません」と、現在の状況と見通しを正確に伝えてください。

他社で内定が出た（辞退する）場合の伝え方

他社から内定を得て、転職活動を終了するため、面接そのものを辞退したい場合は、その旨を明確に伝えます。「大変恐縮ですが、他社から内定をいただき、そちらへ入社することを決断いたしました。そのため、誠に身勝手なお願いで申し訳ございませんが、本日の面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました」と、貴重な時間を割いていただいたことへの感謝とともに、丁寧にお詫びをします。

面接を当日キャンセルする際の注意点

当日キャンセルの連絡を行う際、相手への配慮を欠いた行動をとってしまうと、リカバリーが難しくなるため、以下の点には十分に注意してください。

キャンセルを決めた時点ですぐに連絡する

面接に行けないことが確定した時点で、少しでも早く企業へ連絡を入れることが、何よりも重要です。連絡が遅くなればなるほど、面接官を無駄に待たせてしまうことになり、企業側に与える迷惑は大きくなります。迷ったり、言い出しにくくて後回しにしたりせず、迅速に行動することが、社会人としての誠実さを示します。

誠実な謝罪の言葉を必ず添える

どのようなやむを得ない理由があったとしても、面接官の時間を確保し、準備を進めてくれていた企業に対して、多大な迷惑をかけていることに変わりはありません。キャンセルの理由や、日程の再調整をお願いする前に、まずは「直前のご連絡となり、多大なるご迷惑をおかけして大変申し訳ございません」と、心からの謝罪を伝えることを、決して忘れないでください。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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