面接の「ドタキャン」は許される？直前キャンセルの正しい対応と連絡マナー

転職活動を進める中で、予期せぬ体調不良や、現職での急なトラブルなどにより、どうしても予定していた面接に行けなくなってしまうことは、誰にでも起こり得る事態です。しかし、直前になって面接をキャンセルする、いわゆる「ドタキャン」は、企業側に多大な迷惑をかける行為であり、対応を誤れば、あなたの社会人としての信用を大きく損なう結果に繋がります。本記事では、やむを得ず面接を直前でキャンセルせざるを得ない場合に、企業へどのような連絡を行うべきか、その正しい対応方法とマナーについて、詳しく解説します。

やむを得ず面接を直前キャンセルする際の心構え

面接の時間が迫っている中でのキャンセル連絡は、気が重く、できれば避けたいと感じるかもしれません。しかし、社会人としての責任ある行動が、ここで厳しく問われることになります。

無断キャンセル（ばっくれ）は絶対に避けるべき理由

最もやってはいけないのが、連絡を一切せずに面接に行かない、無断キャンセルです。面接官は、あなたのために業務の時間を調整し、面接室を確保して待機しています。無断でキャンセルをすると、企業側に多大な時間的ロスと迷惑をかけるだけでなく、採用活動のスケジュール全体を狂わせる原因となります。また、同じ業界内であれば、人事担当者同士で情報が共有されている可能性もゼロではなく、将来的なキャリアにおいて、思わぬ不利益を被るリスクも考えられます。どのような事情があっても、必ず企業へ一報を入れるのが、最低限のルールです。

直前の連絡は「メール」ではなく必ず「電話」で

前日までのキャンセルであれば、メールでの連絡でも許容される場合がありますが、当日の直前キャンセルとなると、話は別です。担当者は、すでに面接の準備に入っており、メールを確認している余裕がない可能性が高いからです。メールを送っただけで安心してしまい、担当者がそれに気づかずに待ちぼうけを食うという事態を避けるためにも、直前の連絡は、必ず電話で行うようにしてください。声で直接お詫びを伝えることで、あなたの誠意を示すことにも繋がります。

面接を直前でキャンセル・辞退する際の正しい伝え方

電話をかける際は、焦らず、落ち着いて状況を整理し、相手に配慮した伝え方を意識することが重要です。

理由を正直に、かつ簡潔に伝える

キャンセルせざるを得なくなった理由は、体調不良、現職での緊急トラブル、交通機関の大規模な遅延など、人によって様々です。嘘をついて取り繕うと、後で辻褄が合わなくなる可能性があるため、理由は正直に伝えるのが基本です。ただし、詳細を長々と語る必要はありません。「今朝から急に発熱してしまいまして」「現職でどうしても外せない緊急のトラブルが発生してしまいまして」など、相手が状況をすぐに理解できるよう、簡潔に伝えることを心がけてください。

面接の「辞退」か「日程再調整」かを明確にする

キャンセルの連絡をする際、最も重要なのが、「今回の選考を完全に辞退したいのか」、それとも「別の日程で改めて面接を受けたいのか」という、あなたの意思をはっきりと提示することです。ここが曖昧なままだと、企業側も今後の対応をどうすれば良いか判断に迷ってしまいます。申し訳ないという気持ちのあまり、言葉を濁してしまう方もいますが、お詫びの言葉とともに、今後の希望を明確に伝えることが、最大の配慮となります。

状況別・直前キャンセルの電話連絡マナーと会話例

それでは、実際に電話をかけた際、どのように話を切り出し、用件を伝えれば良いのか、状況別の具体的な会話例を見ていきましょう。

別の日程で面接を受けたい場合の伝え方

引き続きその企業での選考を希望し、日程の変更をお願いしたい場合は、深いお詫びとともに、再調整の余地があるかを丁寧に伺います。

「大変申し訳ございません。本日〇時より面接のお時間をいただいております、〇〇と申します。実は、先ほどから急に体調を崩してしまい、どうしてもお伺いすることが難しい状態です。直前のご連絡となり、ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません。もし可能であれば、別の日程で改めて面接の機会をいただけないでしょうか。」

この際、企業側から「それでは、〇日の〇時はいかがですか」と提案された場合に備え、自分のスケジュールをすぐに確認できる状態にしておくことが大切です。

選考そのものを辞退したい場合の伝え方

他社から内定が出た、あるいは家庭の事情などで、面接だけでなく選考そのものを辞退したい場合は、その旨を正直に伝えます。

「大変申し訳ございません。本日〇時からの面接にお伺いする予定の、〇〇と申します。誠に勝手ながら、一身上の都合により、本日の面接、および今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。直前のご連絡となり、面接の準備をしていただいたにもかかわらず、多大なご迷惑をおかけしてしまい、本当に申し訳ございません。」

辞退の理由を深く聞かれた場合は、「他社とのご縁があったため」などと答え、それ以上の詳細な説明は省いても問題ありません。

面接の直前キャンセルが今後の評価に与える影響

やむを得ない理由での直前キャンセルであっても、「自己管理能力が低い」「志望度が低いのではないか」という懸念を、面接官に抱かせてしまう可能性は否定できません。そのため、日程を再調整してもらい、後日面接を受けることになった場合は、挽回するためのさらなる努力が求められます。

再調整された面接の場では、冒頭で必ず「先日は、急な日程変更によりご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした」と、改めて深いお詫びの気持ちを言葉にして伝えてください。その上で、真摯な態度で面接に臨み、企業への熱意や自身の強みをしっかりとアピールすることができれば、直前キャンセルのマイナスイメージを払拭し、内定を勝ち取ることは十分に可能です。ピンチの時こそ、誠実で丁寧な対応を貫くことが、結果的にあなたの評価を高めることに繋がります。

専門家への面接相談で転職成功

おすすめの転職エージェント

当サイトの目的や面接のアドバイスを詳しく知る

面接のトリセツ

面接のトリセツ

サイトの目的

面接のトリセツ

面接のアドバイス

転職活動の状態ごとに、必要な知識を学べる

おすすめ転職支援サイト

キャリアプランの相談

キャリアプラン案内所

履歴書・職務経歴書の助言

応募書類マスター

年収交渉アドバイス

給与交渉ナビ

ライト

キャリアアドバイザー

人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
※当サイト記事はリンクフリーです。ご自身のサイトへ自由にお使い頂いて問題ありません。ご使用の際は、文章をご利用する記事に当サイトの対象記事URLを貼って頂ければOKです。