面接の合否連絡を電話で受ける際の正しいマナーと対応方法

面接の合否連絡が電話で来る理由と心構え

転職活動において、面接の結果が電話で通知されるケースは、決して珍しいことではありません。事前に適切な対応方法を理解し、心構えをしておくことが、企業への最後の印象を決定づける重要なポイントとなります。

電話連絡を採用する企業側の意図

企業が合否の連絡に電話を用いる主な理由は、合格した応募者に対し、直接言葉で歓迎の意を伝え、入社への意欲を高めてもらうためです。また、その場で内定承諾の意思確認を行ったり、今後の入社手続きや条件面談の日程調整を、スムーズに進めたりしたいという、実務的な目的も含まれています。不合格の場合でも、面接に足を運んでくれたことへの感謝を、担当者から直接伝えるために、あえて電話連絡を選択する企業も存在します。

いつ連絡が来ても良いように準備しておくべきこと

面接の最後に「結果は1週間以内に電話でお伝えします」と案内された場合、その期間中は、いつでも電話に応対できるよう、準備をしておくことが大切です。スマートフォンの着信音量を適切に設定し、知らない番号からの着信であっても、応募先企業からの可能性があることを念頭に置き、丁寧なトーンで電話に出る習慣をつけておきましょう。また、外出先で電話を受ける可能性も考慮し、スケジュール帳やメモ帳、筆記用具を、常に鞄に忍ばせておくことをお勧めします。

電話を受ける際の基本的なマナーと言葉遣い

企業からの着信に応答する瞬間から、社会人としてのビジネスマナーが試されていると認識し、落ち着いて対応することが求められます。

電話に出る時の第一声と状況の確認

電話が鳴ったら、できるだけ3コール以内に出るように心がけます。第一声は、「もしもし」という言葉は避け、「はい、〇〇（自分のフルネーム）です」と、明るくはっきりとした声で名乗るのが、正しいビジネスマナーです。相手が企業名を名乗ったら、「お世話になっております」と挨拶を返します。もし、移動中の電車内や騒がしい場所にいる時に着信があった場合は、無理にその場で話そうとせず、「申し訳ございません。現在移動中でして、後ほどこちらから折り返しご連絡させていただいてもよろしいでしょうか」と伝え、静かな場所に移動してから、改めてかけ直すのが適切な対応です。

合格だった場合の適切な返答と感謝の伝え方

電話口で合格（内定）の通知を受けた際は、まずは「ありがとうございます。大変嬉しく思います」と、素直な喜びと感謝の気持ちを、言葉にして伝えます。その後、企業側から今後のスケジュールや、提出書類についての説明があるため、聞き漏らしがないよう、確実にメモを取ります。その場で内定を承諾する場合は、「ぜひ、よろしくお願いいたします」と力強く伝え、他社の選考状況などで即答が難しい場合は、「大変ありがたいお話なのですが、〇日までお返事を待っていただくことは可能でしょうか」と、具体的な期限を提示して、誠実に相談をすることが重要です。

不合格だった場合の大人の対応

残念ながら不合格の通知であった場合でも、感情的になったり、無言になったりすることは避け、最後まで大人の対応を貫くことが、社会人としてのマナーです。「ご連絡いただき、ありがとうございます。今回はご縁がありませんでしたが、面接では貴重なお時間をいただき、感謝申し上げます」と、選考に時間を割いてくれたことに対するお礼を伝え、静かに電話を切ります。

電話に出られなかった場合の折り返しのマナー

仕事中や移動中などで、企業からの電話にすぐに出られなかった場合は、着信に気づいた時点で、速やかに折り返しの連絡を行う必要があります。

折り返し電話をかける適切な時間帯とタイミング

折り返しの電話をかける際は、企業の営業時間内であることが大前提ですが、始業直後のバタバタしている時間帯や、お昼休みの時間帯（一般的には12時から13時）、そして終業間際の忙しい時間帯は、避けるのが最低限の配慮です。午前中であれば10時から11時半頃、午後であれば14時から16時頃が、相手の業務の妨げになりにくい、適切なタイミングとされています。

担当者へ繋いでもらうための正しい伝え方

企業に電話をかけ、受付の担当者が出た場合は、まず自分の名前と、先ほど電話をいただいた旨を伝えます。「お忙しいところ恐れ入ります。〇〇と申します。先ほど、人事部の〇〇様よりお電話をいただき、折り返しご連絡いたしました。〇〇様はいらっしゃいますでしょうか」と、要件と取り次ぎの依頼を、簡潔かつ丁寧に伝えます。担当者が不在の場合は、戻り時間を確認し、「それでは、〇時頃に改めてこちらからご連絡いたします」と伝え、自分から再度かけ直すのが、基本のルールです。

合格通知を受けた後に辞退する場合の対応

電話で合格の連絡を受けたものの、他社への入社が決まったなどの理由で、辞退を申し入れる場合も、誠意を持った対応が不可欠となります。

辞退を決めたらできるだけ早く連絡する

辞退の意思が固まったら、企業側の採用活動の妨げにならないよう、できるだけ早く、自分から電話で連絡をするのが鉄則です。メールでの連絡は、相手がすぐに確認できない可能性があるだけでなく、重要な連絡事項としては誠意に欠けると受け取られる恐れがあるため、必ず電話で直接伝えるようにします。

誠実さが伝わる辞退の理由と謝罪の言葉

担当者に電話が繋がったら、まずは内定をいただいたことへの感謝を述べた後、「大変申し訳ございませんが、今回の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました」と、結論を明確に伝えます。辞退の理由を聞かれた場合は、他社との比較で悪く言うようなことは避け、「自身のキャリアプランと照らし合わせ、慎重に検討した結果、別の企業にご縁を感じるに至りました」など、当たり障りのない、かつ前向きな理由を添えるのが適切です。最後には、「貴重なお時間をいただきながら、このような結果となり、誠に申し訳ございません」と、丁寧に謝罪の言葉を述べることで、円満にやり取りを終えることができます。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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