面接先の企業へ電話をかける際のマナー：受付での正しい対応と伝え方

転職活動を進める中で、面接の日程調整や緊急の連絡など、応募先の企業へ直接電話をかける機会は少なくありません。電話をかけた際、最初に応対するのは採用担当者ではなく、企業の受付担当者や、他の部署の社員であるケースが一般的です。この受付でのやり取りは、相手に自分の要件を正確に伝え、スムーズに担当者へ繋いでもらうための重要なステップとなります。本記事では、面接に関連して企業へ電話をかけた際、受付が出た場合の正しい対応方法や、好印象を与える伝え方について詳しく解説します。

なぜ受付での電話対応が重要なのか

電話でのコミュニケーションは、顔が見えないからこそ、声のトーンや言葉遣いが、その人の印象を大きく左右します。

第一印象は受付でのやり取りから始まっている

企業の受付や電話対応を行う社員は、社外の人と接する企業の顔としての役割を担っています。そのため、受付でのあなたの言葉遣いや態度が横柄であったり、要領を得ない話し方であったりすると、その情報が採用担当者へ伝わってしまう可能性があります。面接本番での評価だけでなく、電話口での基本的なビジネスマナーや、相手への配慮が適切にできているかどうかは、社会人としての資質を測る一つの要素として、すでに見られていると意識することが大切です。

取り次ぎをスムーズに行うための配慮

規模の大きな企業であるほど、多くの部署が存在し、毎日多数の電話がかかってきます。受付担当者は、あなたが誰で、どのような目的で電話をかけてきたのかを素早く把握し、適切な部署へと取り次ぐ必要があります。要件を簡潔に、かつ正確に伝えることは、受付担当者の業務負担を減らすだけでなく、あなた自身がスムーズに採用担当者と話をするための、最も効果的な手段となります。

電話で受付が出た際の基本ステップと伝え方

実際に電話が繋がり、受付や別の社員が出た場合、どのような手順で話を進めれば良いのか、基本的な流れを把握しておきましょう。

1. 明るく挨拶をし、自分の名前を名乗る

電話が繋がったら、まずは明るく、はきはきとした声で挨拶をします。そして、自分が何者であるかを明確に伝えます。

「お忙しいところ恐れ入ります。私、中途採用の面接でお世話になっております、〇〇（フルネーム）と申します。」

このように、自分の名前だけでなく、「中途採用の件で電話をした」という前提条件を最初に提示することで、受付担当者はその後の取り次ぎ先を瞬時に判断しやすくなります。

2. 用件を簡潔に伝え、担当者の呼び出しをお願いする

名乗った後は、何についての電話であるかを端的に伝え、担当者に繋いでもらうようにお願いをします。

「面接の日程につきましてご連絡いたしました。人事部の、採用ご担当〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。」

部署名や担当者の名前が分かっている場合は、フルネームで正確に伝えることで、より迅速に取り次いでもらうことが可能です。

3. 担当者が不在だった場合の対応

もし、採用担当者が会議などで不在だった場合は、いつ頃戻るかを確認し、改めてこちらからかけ直す旨を伝えます。

「かしこまりました。それでは、改めてこちらからお電話をさせていただきます。〇〇様は、何時頃にお戻りのご予定でしょうか。」

戻り時間が分かればお礼を伝え、その時間に合わせて再度連絡を入れます。もし、受付担当者から伝言を預かると申し出があった場合でも、面接に関する重要な内容であれば、「重要な用件ですので、改めて私から直接お電話いたします」と伝え、直接話す機会を設けるのが無難です。

状況別：受付での具体的なトークスクリプト

転職活動においてよくある状況別に、受付でどのように伝えれば良いか、具体的な会話例を解説します。

面接日程の調整や変更をお願いする場合

「お忙しいところ恐れ入ります。私、〇月〇日の〇時から面接のお時間をいただいております、〇〇と申します。面接の日程につきましてご相談があり、お電話いたしました。採用ご担当の〇〇様はお手すきでしょうか。」

自分の面接予定日時を伝えることで、相手が状況を把握しやすくなります。

担当者の名前が分からない場合

求人票や事前のメールなどで、採用担当者の個人名が明記されておらず、誰宛てに電話をすれば良いか分からないケースもあります。

「お忙しいところ恐れ入ります。私、中途採用の面接でお世話になっております、〇〇と申します。面接の件でご連絡いたしました。恐れ入りますが、採用のご担当者様にお繋ぎいただけますでしょうか。」

担当者名が不明な場合は、「採用のご担当者様」と伝えることで、適切な部署へと案内してもらえます。

受付での電話対応における注意点

受付を通す際、スムーズなコミュニケーションを実現するために、いくつか気をつけるべきポイントがあります。

静かな環境で、手元にメモを用意する

電話をかける際は、必ず周囲の雑音が入らない静かな場所を選びます。騒がしい場所から電話をかけると、こちらの声が受付担当者に届きにくく、何度も聞き返されるなど、相手に迷惑をかけてしまいます。また、取り次ぎの際に別の担当者の名前を告げられたり、折り返しの時間を指定されたりすることもあるため、すぐに書き留められるよう、手元にメモ帳とペンを用意しておくことが不可欠です。

声のトーンと話すスピードに気を配る

緊張していると、無意識のうちに早口になったり、声が小さくなったりしがちです。電話では対面時よりも声がこもって聞こえやすいため、普段よりもワントーン高めの声を意識し、ゆっくりと、はっきりと発音することを心がけます。丁寧な言葉遣いとともに、聞き取りやすい声で話すことで、受付担当者に安心感を与え、その後の採用担当者とのやり取りも円滑に進めることができます。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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