面接での電話のかけ方と基本マナー：好印象を与えるためのポイント

転職活動を進める中で、面接の日程調整や変更、あるいは当日の遅刻の連絡など、応募者自身から企業へ電話をかける場面は少なくありません。顔が見えない電話でのやり取りは、言葉遣いや声のトーン、対応の丁寧さがそのままあなたの印象に直結します。適切なビジネスマナーを備えていることを示すためにも、正しい電話のかけ方を理解しておくことは非常に重要です。ここでは、企業へ電話をかける際の基本ルールと、状況別の具体的な会話例について解説します。

電話をかける前の事前準備

企業へ電話をかける際は、いきなり発信ボタンを押すのではなく、相手に配慮した環境と準備を整えることが大切です。

静かで電波状態の良い環境を整える

電話をかける場所は、周囲の雑音が入らない静かな環境を選ぶことが最低限のマナーです。駅のホームや混雑したカフェ、交通量の多い道路沿いなどは避けましょう。また、通話中に電波が途切れると相手に迷惑をかけてしまうため、必ず通信状況が安定している場所から発信してください。

手元にメモとスケジュールを用意する

通話中に伝えられた重要な情報を正確に記録できるよう、必ずメモ帳と筆記用具を手元に準備しておきます。また、面接日程の調整や変更を行う可能性があるため、自分のスケジュールがすぐに確認できる手帳やアプリを開いた状態にしておくことで、スムーズなやり取りが可能になります。

電話をかける時間帯への配慮

企業へ電話をかける際は、相手の業務状況に配慮した時間帯を選ぶ必要があります。始業直後や終業間際は、業務が立て込んでいることが多く避けるのが無難です。また、12時から13時頃のお昼休みも、担当者が離席している可能性が高いため控えるべきです。午前中であれば10時から11時半頃、午後であれば14時から16時頃が、電話をかけるのに適した時間帯とされています。

企業へ電話をかける際の基本ステップ

実際に電話が繋がった際、どのように会話を進めれば良いのか、基本的な手順を把握しておきましょう。

挨拶と名乗り

電話が繋がり、企業の受付や別の社員が出たら、まずは明るく丁寧な声で挨拶をし、自分の名前を名乗ります。「お忙しいところ恐れ入ります。私、中途採用の面接でお世話になっております、〇〇と申します。」と、自分が何者であるかを明確に伝えてください。

用件の伝達と担当者の呼び出し

次に、何についての電話であるかを簡潔に伝え、担当者に繋いでもらいます。「面接の日程につきましてご連絡いたしました。採用ご担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。」と伝えると、スムーズに取り次いでもらえます。担当者の名前がわからない場合は、「採用ご担当者様」と伝えます。

担当者への要件伝達と復唱確認

担当者に電話が代わったら、再度自分の名前を名乗り、挨拶をします。「お世話になっております、〇〇です。今、少しお時間よろしいでしょうか。」と相手の都合を確認した上で、要件を伝えます。話し終えた後、日程や場所などの重要な情報がある場合は、聞き間違いを防ぐために必ず内容を復唱して確認します。

【ケース別】面接に関する電話のかけ方

転職活動においてよくある状況別に、具体的な電話の伝え方を解説します。

面接日程の変更をお願いする場合

やむを得ない事情で面接日程の変更を希望する場合は、理由を簡潔に伝え、誠意を持ってお詫びします。

「誠に申し訳ございませんが、現職でどうしても外せない急な業務が入ってしまい、〇日の面接にお伺いすることが難しくなってしまいました。大変恐縮ですが、別の日程で再調整していただくことは可能でしょうか。」

この際、自分から代替の希望日時を複数提示できるように準備しておきましょう。

面接に遅刻してしまう場合の連絡

交通機関の遅延などで面接に遅刻してしまう場合は、分かった時点ですぐに電話で連絡を入れます。

「大変申し訳ございません。本日〇時からの面接にお伺いする予定の〇〇です。現在向かっているのですが、電車の遅延により、到着が〇分ほど遅れてしまいそうです。面接のお時間を変更していただくことは可能でしょうか。」

到着予定時刻を明確に伝え、相手の指示を仰ぐ姿勢が重要です。

面接を辞退する場合

他社での内定などにより面接を辞退する場合は、メールではなく電話で直接伝えるのがマナーです。

「大変申し訳ございませんが、諸般の事情により、今回の面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。貴重なお時間を調整していただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。」

深く理由を追求された場合は、「他社とのご縁があったため」と伝えるのが一般的です。

電話を切る際のマナー

必要なやり取りがすべて完了したら、「本日はお忙しい中、ありがとうございました。それでは、失礼いたします。」とお礼の言葉を伝えます。ビジネスマナーとして、電話は「かけた方から切る」あるいは「目上の人（企業側）が切るのを待つ」という暗黙のルールがあります。相手が電話を切ったのを確認してから、静かに通話を終了させることで、最後まで丁寧な印象を残すことができます。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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