面接担当者からの電話対応マナー：好印象を与える正しい受け方と事前準備

転職活動を進める中で、書類選考の通過連絡や、面接の日程調整など、応募先の企業から直接電話がかかってくる機会は少なくありません。対面での面接にはしっかりと対策をしていても、突然の電話には焦ってしまい、上手く対応できないという方は意外と多いものです。しかし、電話でのやり取りは、採用担当者と直接コミュニケーションをとる最初の接点となることが多く、この時の対応が第一印象を大きく左右します。本記事では、面接に関連する電話がかかってきた際の正しい受け方や、事前に行っておくべき準備について、詳しく解説します。

企業から電話を受ける前の心構えと準備

突然の電話に慌てず、落ち着いて対応するためには、日頃からの心構えと環境作りが欠かせません。

知らない番号からの着信に対する意識

転職活動を行っている期間中は、登録していない見知らぬ電話番号から着信があった場合でも、応募先の企業からの連絡である可能性を常に考慮しておく必要があります。普段は知らない番号には出ないという方でも、この時期だけは警戒心を解き、いつでも丁寧な対応ができるよう、心の準備をしておきましょう。企業からの電話は、平日であるか休日であるかを問わず、また、日中だけでなく夕方以降にかかってくることもあります。

メモとスケジュールをすぐに確認できる環境

電話に出た際、面接の日時や場所、当日に必要な持ち物など、重要な情報を伝えられることが大半です。相手の言葉を正確に記録するため、カバンの中やデスク周りなど、すぐに手の届く場所にメモ帳と筆記用具を常備しておいてください。また、その場で日程の調整を求められるケースも多いため、自身のスケジュール帳やスマートフォンのカレンダーアプリを、電話をしながらでもすぐに確認できる状態にしておくことが理想的です。

面接関連の電話がかかってきた際の正しい受け方

実際に企業から着信があった際、どのような点に気をつけて電話に出るべきか、具体的な対応手順を見ていきましょう。

明るく丁寧な第一声で名乗る

電話の着信音が鳴ったら、できれば3コール以内に出るのが望ましいとされています。電話に出る際の第一声は、「もしもし」ではなく、「はい、〇〇（自分のフルネーム）です」と、明るくはきはきとした声で名乗ることが重要です。こちらが名乗り、相手が企業名と担当者名を告げたら、「ご連絡ありがとうございます」「いつもお世話になっております」と、まずは感謝や挨拶の言葉を丁寧に伝えましょう。

周囲の環境に配慮し、必要であればかけ直す

外出先で電話を受けた場合、駅のホームや人混みなど、周囲の騒音が激しい場所では、相手の声が聞き取りづらく、こちらの声も相手に届きにくくなります。そのような環境で無理に話を続けると、重要な情報の聞き逃しや、コミュニケーションのすれ違いを引き起こす原因となります。周りが騒がしいと感じたら、「申し訳ございません、現在外出中でして、周りが少し騒がしいため、静かな場所に移動して〇分後にこちらから折り返しお電話してもよろしいでしょうか」と伝え、落ち着いて話せる環境を整えてから、改めてかけ直すのが誠実な対応です。

電話中のコミュニケーションと確認事項

電話での対話中は、対面時以上に、言葉を通じた丁寧なコミュニケーションが求められます。

内容をメモし、復唱して確認する

担当者から伝えられた面接の日程や場所などの詳細は、必ずその場でメモに書き留めます。そして、話が一通り終わった段階で、「念のため、復唱させていただきます。〇月〇日の〇時から、〇〇本社の〇階受付にお伺いすればよろしいでしょうか」と、確認のための復唱を行ってください。これにより、聞き間違いを防ぐことができるだけでなく、面接官に対して、確認を怠らない慎重で丁寧な人物であるという、良い印象を与えることができます。

電話を切るタイミングとマナー

必要なやり取りがすべて完了したら、「本日はお電話をいただき、ありがとうございました。当日はよろしくお願いいたします」と、改めてお礼の言葉を伝えます。その後、すぐに電話を切るのではなく、相手が電話を切ったことを確認してから、自身の電話を切るのが基本的なビジネスマナーです。もし、相手も切るのを待っている様子であれば、「それでは、失礼いたします」と一言添えてから、静かに通話を終了させましょう。

状況別：こんな時どうする？電話の受け方Q&A

電話対応の場面では、予期せぬトラブルや、判断に迷う状況に直面することもあります。

電波が悪く声が聞き取りづらい場合

移動中などで電波状況が悪く、担当者の声が途切れて聞き取れない場合は、適当な相槌を打ってやり過ごすのは大変危険です。「申し訳ございません、少し電波の状況が悪いようでして、お声が遠いようです。もう一度お願いできますでしょうか」と、聞き取りづらい旨を正直に伝えましょう。それでも改善しない場合は、一度電話を切り、電波の良い場所に移動してから、すぐにこちらからかけ直すのが適切な対応です。

手元にメモがない場合

外出先で急に電話を受け、手元にどうしてもメモを取る道具がない場合は、自分の記憶力に頼るべきではありません。「大変申し訳ございません、現在出先でして、手元にメモを取る準備がございません。〇分後にこちらから折り返しお電話し、詳細をお伺いしてもよろしいでしょうか」と伝え、準備が整ってから改めて連絡を取る方が、結果的に情報の漏れを防ぎ、確実な対応へと繋がります。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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