面接担当者からの電話に出られなかった時の正しい折り返しマナー

転職活動中、応募先の企業から面接に関する電話がかかってきた際、仕事中や移動中でどうしても電話に出られないことは多々あります。着信履歴を見て焦ってしまうかもしれませんが、出られなかったこと自体がすぐにマイナス評価に繋がるわけではありません。重要なのは、その後の折り返しの対応です。丁寧で迅速な折り返し電話は、あなたのビジネスマナーや誠実さをアピールする絶好の機会にもなります。本記事では、面接に関する電話に折り返す際の正しいマナーや、具体的な対応方法について詳しく解説します。

電話を折り返す際の基本ルールとタイミング

着信に気づいたら、まずは落ち着いて状況を整理し、適切なタイミングで折り返しの電話をかけることが求められます。

折り返しは「できるだけ早く」が鉄則

企業からの着信を確認したら、可能な限りその日のうちに折り返すのが基本です。採用担当者は、複数の候補者と同時に面接の日程調整を行っていることが多く、連絡が遅れると選考のスケジュールに影響を与えてしまう可能性があります。もし、夜遅くに気づいた場合や、企業の営業時間が終了している場合は、翌日の午前中、営業開始から少し時間を置いたタイミングで折り返すようにしましょう。

企業に電話をかけるのに適した時間帯

折り返す際は、相手の業務状況に配慮した時間帯を選ぶことが、社会人としての最低限のマナーです。一般的に、始業直後や終業間際は、業務が立て込んでいることが多いため避けるべきとされています。また、お昼休みの時間帯（通常は12時から13時頃）も、担当者が離席している可能性が高いため、電話をかけるのは控えましょう。午前中であれば10時から11時半頃、午後であれば14時から16時頃が、電話をかけやすい適切な時間帯となります。

電話をかける前の準備と環境作り

スムーズにやり取りを進めるためには、電話をかける前の準備が欠かせません。

静かで電波状況の良い場所を選ぶ

電話をかける際は、周囲の雑音が入らない、静かな場所を選ぶことが重要です。駅のホームや混雑したカフェなど、騒がしい場所から電話をかけると、相手の声を正確に聞き取れなかったり、こちらの声が届きにくかったりして、コミュニケーションに支障をきたします。また、移動中などは電波が途切れるリスクがあるため、必ず立ち止まり、通信環境が安定していることを確認してから発信してください。

メモとスケジュールの準備を忘れずに

折り返しの電話では、面接の日時や場所、当日の持ち物など、重要な情報が伝えられるケースがほとんどです。言われた内容をその場で正確に書き留められるよう、手元にメモ帳と筆記用具を必ず用意しておきましょう。さらに、面接日程の調整がスムーズに行えるよう、自身のスケジュール帳やカレンダーアプリも、すぐに確認できる状態で開いておくことが望ましいです。

【状況別】折り返し電話の基本トークスクリプト

実際に電話をかける際、どのように話し始めれば良いのか、状況別の基本的な伝え方を整理しておきます。

担当者に繋がった場合の基本対応

電話が繋がり、受付や別の社員が出た場合は、まず自分の名前を名乗り、着信があった旨を伝えて担当者に繋いでもらいます。

「お忙しいところ恐れ入ります。私、〇〇と申します。先ほど、採用ご担当者様よりお電話をいただき、折り返しご連絡いたしました。ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか。」

担当者に代わってもらった後は、電話に出られなかったことへのお詫びを添えてから、本題に入ります。

「お世話になっております、〇〇です。先ほどはお電話に出ることができず、大変申し訳ございませんでした。お電話をいただきまして、折り返しご連絡いたしました。」

担当者が不在だった場合の対応

担当者が会議中などで不在だった場合は、いつ頃戻るかを確認し、改めてこちらからかけ直す旨を伝えます。

「かしこまりました。それでは、改めてこちらからお電話させていただきます。ご担当者様は、何時頃にお戻りのご予定でしょうか。」

戻り時間が分かれば、その時間に合わせて再度連絡を入れます。もし、「こちらからかけ直します」と相手から提案された場合は、素直にお礼を伝え、連絡が取りやすい時間帯を伝えておくと親切です。

留守番電話にメッセージが残っていた場合の対応

企業から留守番電話に「改めて連絡します」といったメッセージが残されていることがあります。その場合でも、連絡を待つのではなく、着信に気づいた時点で自分から折り返すのが、より丁寧な対応となります。メッセージを確認したことを伝えた上で、担当者との会話を始めましょう。

「お世話になっております、〇〇です。お電話に出られず申し訳ございませんでした。留守番電話のメッセージを拝聴いたしまして、折り返しご連絡いたしました。」

電話の折り返しという何気ない行動にも、相手への配慮や仕事に対する姿勢が表れます。焦らず、丁寧な対応を心がけることで、面接本番に向けて良い印象を積み重ねていきましょう。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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