2026.07.22

面接に落ちた後に履歴書を返してほしい？返却を求める際の注意点と企業の取り扱い

mense20530

記事内に商品プロモーションを含む場合があります

面接に落ちてしまった際、心を込めて作成し、個人情報が詳細に記載された履歴書や職務経歴書について、手元に返してほしいと考えるのは自然な心理です。特に、写真代や作成にかかった時間を思うと、使い回しができなくても返却を希望する方は少なくありません。しかし、企業側に返却を求めても良いのか、また、法律的に返却の義務はあるのかなど、疑問に感じることも多いでしょう。本記事では、不採用時の履歴書の取り扱いや、返却を求める際の具体的な方法、そして、返却されない場合の個人情報保護に関する一般的なルールについて、詳しく解説します。

Contents

不採用になった場合、履歴書は返却されるのか？
- 企業に履歴書を返却する法的な義務はない
- 企業の募集要項や事前の案内に従うことが基本
履歴書を返してほしい場合に取るべき行動
- 返却を希望する丁寧な依頼方法
- 返信用封筒の同封など、企業側に手間をかけさせない配慮
履歴書が返却されない場合の個人情報の取り扱い
- 個人情報保護法に基づいた適切な破棄
- 企業が不採用者の履歴書を一定期間保管する理由
履歴書の返却にこだわりすぎず、次の面接へ意識を向ける
- 返却の手間や精神的ストレスを考慮する
- 最新の情報で履歴書をアップデートし、次の選考に備える

不採用になった場合、履歴書は返却されるのか？

企業に履歴書を返却する法的な義務はない

結論から言うと、企業側には、応募者から提出された履歴書や職務経歴書などの応募書類を返却する法的な義務はありません。労働基準法などの法律においても、採用選考において提出された書類の返却に関する明確な規定は存在しません。そのため、書類の取り扱いについては、各企業の社内規定や採用ポリシーに委ねられており、返却に応じる企業もあれば、応じない企業もあるのが実情です。

企業の募集要項や事前の案内に従うことが基本

多くの場合、求人票や企業の採用ページ、または面接時の案内に、「応募書類は返却いたしません」、「選考終了後、弊社にて責任を持って破棄いたします」といった一文が記載されています。このような記載がある場合、応募書類を提出した時点で、応募者はその取り扱いに同意したものとみなされます。事前の案内に破棄すると明記されている企業に対して、後から返却を強く要求することは、一般的に難しいと理解しておく必要があります。

履歴書を返してほしい場合に取るべき行動

返却を希望する丁寧な依頼方法

もし、事前に「返却しない」という明記がなく、どうしても書類を返してほしい特別な理由がある場合は、採用担当者へ丁寧に依頼してみることも一つの方法です。不採用通知を受け取った後、速やかにメールや電話で連絡を取り、「もし可能であれば、提出した履歴書を返却していただくことはできますでしょうか」と、あくまでお願いのスタンスで尋ねます。この際、企業側に無理を強いるような態度は避け、謙虚な姿勢で依頼することが大切です。

返信用封筒の同封など、企業側に手間をかけさせない配慮

面接時にあらかじめ返却を希望する場合は、履歴書を提出する際に、切手を貼った返信用封筒を同封しておくといった配慮が必要です。企業にとって、不採用者への書類返却作業は、郵送費の負担だけでなく、梱包や発送の手間といった実務的な負担を伴います。そのため、応募者側から費用や手間を負担する意思を示すことで、企業側も返却に応じやすくなります。

履歴書が返却されない場合の個人情報の取り扱い

個人情報保護法に基づいた適切な破棄

履歴書が返却されず、企業側で処分される場合、その多くはシュレッダーによる裁断や、専門の溶解処理業者への委託など、個人情報保護法に基づいた適切な方法で破棄されます。履歴書には、氏名や住所、学歴などの重要な個人情報が含まれているため、企業も情報漏洩のリスクを非常に重く受け止めています。したがって、「返却されないと個人情報が悪用されるのではないか」と過度に心配する必要はありません。

企業が不採用者の履歴書を一定期間保管する理由

企業によっては、不採用となった直後に破棄するのではなく、一定期間にわたって履歴書を保管するケースもあります。これは、将来的に別のポジションで欠員が出た際に、再度声をかけるための人材データベースとして活用する目的や、過去の採用活動の記録として、選考の経緯を残しておくための事務的な目的によるものです。保管期間が過ぎた後は、規定に従って安全に破棄されるのが一般的な運用です。

履歴書の返却にこだわりすぎず、次の面接へ意識を向ける

返却の手間や精神的ストレスを考慮する

一度提出した履歴書は、その企業に向けた志望動機などが記載されているため、他の企業への応募にそのまま使い回すことは推奨されません。また、返却に関する交渉ややり取りは、求職者にとって時間と精神的なエネルギーを消費する作業となります。そのため、返却にこだわりすぎるよりも、気持ちを切り替えて、新しい履歴書を作成することに時間を使う方が、今後の転職活動においては建設的です。