面接会場のインターホンは何分前に押すべき？ベストなタイミングとマナー

転職活動の面接において、第一印象を決定づける重要な要素の一つが、会場への到着時間と受付のタイミングです。特に、小規模なオフィスや、マンションの一室をオフィスとしている企業の場合、受付スタッフがおらず、入り口でインターホンを押して担当者を呼び出すケースが多く見られます。「遅刻が厳禁であることは理解しているが、早くインターホンを鳴らしすぎても迷惑になるのではないか」と、ボタンを押す適切なタイミングについて、悩みを抱える転職者は非常に多く存在します。採用担当者は、応募者が約束の時間をどのように守り、相手の業務状況に対してどのような配慮ができる人物であるかを、インターホンの鳴る時間からも厳しくチェックしています。本記事では、面接でインターホンを押すベストな時間や、早すぎる到着がマナー違反となる理由、そして、インターホン越しに好印象を与えるための正しい挨拶の仕方について、詳しく解説します。

面接でインターホンを押す最適なタイミング

面接会場の入り口に到着し、企業の担当者を呼び出すためにインターホンを押すタイミングは、早ければ早いほど良いというわけではありません。相手の都合を十分に考慮した、適切な時間帯を把握しておくことが重要です。

ベストな時間は面接開始の「5分前」

小規模なオフィスなどでインターホンを押す最適なタイミングは、面接開始時刻の「5分前」が基本となります。大きなオフィスビルで、エントランスのインターホンから該当フロアの面接室までに移動時間がかかるような建物の場合は、少し余裕を見て8分前〜10分前に押すこともありますが、入り口と面接室が直結しているような規模の企業の場合は、5分前が最も適切なタイミングです。

早すぎる到着やインターホンの呼び出しがNGな理由

「遅刻するよりは、早い方が志望度の高さや熱意が伝わるだろう」と考え、面接開始の15分前や20分前にインターホンを押そうとする行動は、ビジネスの場において避けるべきです。企業側は、面接開始時刻に合わせて、会議室の準備や面接官のスケジュール調整を行っています。小規模なオフィスの場合、面接室と執務室が近く、面接官が直前まで別の業務や打ち合わせを行っていることがよくあります。早すぎるインターホンの呼び出しは、担当者の業務の手を強制的に止めさせ、前のお客様との打ち合わせを急がせてしまうなど、相手のペースを乱し、多大な迷惑をかけてしまう可能性があります。

会場周辺への到着からインターホンを押すまでの過ごし方

相手に迷惑をかけることなく、かつ、自身も余裕を持って面接に臨むためには、会場の周辺への到着と、インターホンを押すタイミングを、明確に分けて行動することが重要です。

会場周辺への到着は「15分前〜30分前」を目標に

インターホンを押すのは5分前が適切ですが、面接会場の周辺、あるいは最寄り駅には、面接開始時刻の「15分前〜30分前」には到着しておくよう、スケジュールを組むことが理想的です。初めて行く場所の場合、思いのほか道に迷ってしまったり、マンション名が分かりにくかったりするトラブルが起こり得るため、周辺への到着は、余裕を持っておく必要があります。早く周辺に到着した場合は、近くのカフェや公園などで時間を調整し、履歴書の内容や自己紹介の最終確認を行います。

建物の前やエントランスでの長時間の待機は避ける

時間調整をする場所がない場合でも、企業の入り口の目の前や、マンションのエントランス付近で、長時間にわたり立ち尽くして待機するのは、避けるべきです。自社の社員や、他の入居者の通行の妨げになる可能性があり、不審に思われてしまうこともあります。指定された時間の少し前になるまでは、少し離れた通りを歩くなどして、5分前になってからインターホンの前に立つように心掛けます。

インターホン越しで好印象を与える正しいマナー

時間を守って到着した後は、インターホン越しの声のトーンや、挨拶の言葉選びが、その後の面接官に与える第一印象へと直結します。

コートやマフラーはインターホンを押す前に脱いでおく

冬場などの寒い時期に面接へ向かう場合、コートやマフラーを着用したままインターホンを押し、中に入ってから脱ごうとするのはマナー違反です。建物の入り口に到着し、インターホンを押す直前のタイミングで、必ずコートやマフラーは脱ぎ、きれいに折りたたんで腕にかけてから、呼び出しボタンを押すようにしてください。また、カメラ付きのインターホンである可能性が高いため、ボタンを押す前に、髪型の乱れやスーツのシワがないか、身だしなみの最終チェックを済ませておくことも不可欠です。

挨拶、名乗り、用件を簡潔かつ丁寧に伝える

インターホン越しでの会話は、音声が聞き取りにくい場合があるため、普段よりもワントーン明るい声で、ゆっくりとはっきりと話すことが重要です。応答があったら、「お忙しいところ恐れ入ります。〇〇時に面接のお約束をいただいております、〇〇と申します。採用担当の〇〇様をお願いいたします」と、挨拶と氏名、そして用件を簡潔に伝えます。オートロックが解除された際や、中へ案内された際は、「失礼いたします」と一言添え、感謝の気持ちを示すことを忘れないでください。

万が一遅刻しそうな場合やトラブル時の対処法

どんなに余裕を持って準備をしていても、予期せぬトラブルにより、開始時刻に遅れてしまうことや、想定外の事態が発生することはあります。

遅刻の可能性がある場合はインターホンではなく電話連絡を

面接開始時刻に少しでも遅れる可能性があると判明した時点で、すぐに企業へ電話で連絡を入れます。到着してからインターホン越しに遅刻の謝罪をするのは、相手に余計な心配をかけ、その後のスケジュール調整を難しくしてしまうため、必ず事前に電話で直接伝えることが重要です。

インターホンの応答がない場合の対応

指定の5分前にインターホンを押しても、一向に応答がない場合があります。そのような時は、焦って何度もボタンを連打してはいけません。担当者が電話対応などで手が離せない状況にある可能性が高いため、まずは1分〜2分ほど、その場で静かに待ちます。それでも反応がない場合は、企業へ電話をかけ、「ただいま入り口に到着し、インターホンを押させていただいたのですが、お取り込み中のようでしたので、お電話にてご連絡いたしました」と、状況を丁寧に伝えてください。文章を作成し、実際に電話連絡をする際や、インターホン越しで話す際は、読みやすさと聞き取りやすさを最大限に考慮し、意味の区切りや情報の整理のために、読点（、）を適切に配置します。一文が長くなる場合でも、読点によってリズムを整えることで、本番では意図的に一呼吸置きながら、相手にとって聞き取りやすいペースで話すことができます。特に、主語が長い場合や、接続詞を用いた際、また複数の述語が並ぶ場面などにおいて、誤読を防ぐための適切な位置への読点挿入を徹底し、どのような状況であっても、落ち着いた誠実な印象を採用担当者に伝えるよう努めてください。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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