2025.04.05

面接を断るメールの正しい書き方｜失礼なく丁寧に辞退するポイントと例文集

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Contents

はじめに
面接を断るのは失礼？基本的な考え方
- 面接を断る主な理由：
面接辞退のメールマナー｜押さえておくべき3つのルール
面接を断るメールの基本構成
面接辞退メールの例文（一般的なパターン）
状況別：面接辞退メールのバリエーション
- ✅ 前日や直前に辞退する場合（丁重に謝意を示す）
- ✅ 他社に決まった場合（伝える or ぼかす）
メールと電話、どちらが良い？
よくあるNG例とその改善案
まとめ
- おさらいポイント：

はじめに

就職活動や転職活動、アルバイト・パートの応募において、「応募したけど事情が変わった」「他社で内定が決まった」などの理由で、面接を辞退したいというケースはよくあります。

その際、多くの方が迷うのが、「面接を断るメールをどう書けばいいのか？失礼にならないか？」ということです。

この記事では、「面接断るメール」というテーマに沿って、

面接を断るのは失礼ではないのか？
断るときのメールマナーと注意点
タイミング別（前日・当日など）の書き方の違い
状況に応じた丁寧なメール例文
電話とメール、どちらで連絡すべき？

までを、わかりやすく解説していきます。

面接を断るのは失礼？基本的な考え方

結論から言うと、正しいマナーを守れば面接を断るのは失礼ではありません。

企業側も、面接の辞退はある程度想定しており、早めに連絡さえすれば丁寧に対応してくれます。

面接を断る主な理由：

他社から内定をもらった
勤務条件や仕事内容が合わなかった
家庭や健康、学業などの事情で就業が難しくなった
自分の希望と異なると判断した

理由はシンプルでも構いません。あえて詳しく説明しすぎないのもポイントです。

面接辞退のメールマナー｜押さえておくべき3つのルール

✅ 1. なるべく早く連絡する

→ 面接日の前日、できれば2〜3日前までに連絡できるとベストです。

✅ 2. 感謝の気持ちを添える

→ 「面接の機会をいただき、ありがとうございました」など、丁寧な姿勢を忘れずに。

✅ 3. 簡潔でわかりやすく伝える

→ 長文で言い訳のように書かず、一読で伝わるようにまとめるのが好印象。

面接を断るメールの基本構成

件名（例：面接辞退のご連絡／〇〇（氏名））
宛名（「株式会社〇〇採用ご担当者様」など）
自己紹介（応募者名＋応募職種など）
辞退の旨
感謝の言葉
結びの挨拶（今後の発展を祈るなど）

面接辞退メールの例文（一般的なパターン）

件名：面接辞退のご連絡（〇〇〇〇）

株式会社〇〇〇〇
採用ご担当者様

お世話になっております。  
〇月〇日に面接のご案内をいただいておりました、〇〇〇〇と申します。

誠に恐縮ではございますが、家庭の事情（または一身上の都合）により、  
貴社の面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

お忙しい中、面接の機会を設けていただいたにもかかわらず、  
このようなご連絡となりましたことを心よりお詫び申し上げます。

貴社のご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。  
何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――  
氏名：〇〇〇〇  
電話番号：090-XXXX-XXXX  
メールアドレス：example@example.com

状況別：面接辞退メールのバリエーション

✅ 前日や直前に辞退する場合（丁重に謝意を示す）

株式会社〇〇〇〇
採用ご担当者様

お世話になっております。  
明日〇月〇日に面接を予定しておりました〇〇〇〇と申します。

誠に恐縮ではございますが、急な事情により面接に伺うことが難しくなりましたため、  
本日は面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

直前のご連絡となってしまい、大変申し訳ございません。  
面接の機会をいただいたことに、深く感謝しております。

貴社のますますのご繁栄をお祈り申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。

✅ 他社に決まった場合（伝える or ぼかす）

他社決定を明言するパターン：

「他社での内定を受けることとなりましたため、誠に勝手ながら貴社の選考を辞退させていただきたく…」

ぼかすパターン（おすすめ）：

「一身上の都合により、誠に恐縮ながら今回の選考を辞退させていただきたく…」

メールと電話、どちらが良い？

タイミング	おすすめ手段
面接数日前	メール（事前であれば十分）
面接前日・当日	電話＋フォローでメールが理想的
応募直後で選考前	メールで問題なし

よくあるNG例とその改善案

NGパターン	なぜNGか	改善ポイント
無断キャンセル	社会人としての信頼を大きく損なう	必ず連絡を入れる
メールがぶっきらぼう	不誠実に感じられる	敬語で丁寧に
理由を言いすぎて言い訳っぽくなる	説明しすぎは逆効果	一身上の都合にとどめる