2025.04.05

面接の断り方｜失礼にならない丁寧な伝え方と状況別の例文を徹底解説

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Contents

はじめに
面接を断るのは失礼？罪悪感を感じる必要はありません
- ただし、以下の点は重要です：
面接を断るベストなタイミングとは？
面接の断り方｜メール・電話の使い分け
状況別｜丁寧な面接の断り方と例文
NGな断り方とその理由
面接を丁寧に断ることで、将来のチャンスにもつながる
まとめ
- おさらいポイント：

はじめに

就職活動や転職活動、アルバイト・パートの応募をしていると、「面接の日程が合わない」「他社で内定が決まった」「応募先の条件と合わなかった」など、面接を辞退したい状況が発生することがあります。

しかし、いざ断ろうとすると…

「どのタイミングで断れば失礼にならないの？」
「そもそも面接を断ることって悪いこと？」
「断り方がわからず、放置してしまいそう…」

そんな不安を感じたことはありませんか？

この記事では、「面接断り方」というキーワードをもとに、

面接を断るのは失礼ではない理由
断るときの適切なタイミングと手段（メール・電話）
状況別の丁寧な断り方と例文
NGな断り方と注意点
気まずくならないためのマナーのポイント

を、具体例付きで詳しく解説します。

面接を断るのは失礼？罪悪感を感じる必要はありません

まず大前提として、面接を断ること自体は失礼ではありません。

企業側も候補者が複数の選考を同時に進めていることは理解しており、面接の辞退は一定数あるものとして想定しています。

ただし、以下の点は重要です：

連絡は必ず入れる（無断キャンセルはNG）
なるべく早く伝える（直前なら電話が望ましい）
丁寧で誠実な言葉遣いを心がける

誠実な対応をすれば、たとえ辞退しても悪い印象を与えることはありません。

面接を断るベストなタイミングとは？

状況	断るタイミング
面接日程が決まった直後	なるべく早く（スケジュール確保前）
他社で内定が決まった	決まった時点で速やかに
面接当日の体調不良など	電話で即連絡が必要

※迷ったら、「早ければ早いほど良い」と覚えておきましょう。

面接の断り方｜メール・電話の使い分け

手段	適しているケース
メール	面接日より2～3日前までの辞退、夜間や休日の連絡
電話	面接前日や当日、急な事情が発生した場合

メールは記録も残るため便利ですが、直前の場合は電話＋フォローでメールがベターです。

状況別｜丁寧な面接の断り方と例文

✅ 一般的な面接辞退（予定が合わない・他社決定など）

メール例文：

件名：面接辞退のご連絡（氏名）

〇〇株式会社  
採用ご担当者様

お世話になっております。  
〇月〇日に面接のご案内をいただいておりました、〇〇〇〇と申します。

誠に勝手ではございますが、一身上の都合により、貴社の面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。

このたびは面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。  
貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――  
氏名：〇〇〇〇  
電話：090-XXXX-XXXX  
メール：example@example.com

✅ 当日キャンセル（体調不良・急用）

電話での伝え方（要点だけでOK）：

「お世話になっております。〇〇と申します。
本日〇時に面接の予定をいただいておりますが、体調不良（または急な事情）により、誠に申し訳ございませんが、辞退させていただきたくお電話いたしました。
ご迷惑をおかけし、大変申し訳ありませんでした。」

→ 連絡が早ければ誠実な印象に。無断欠席は絶対に避けましょう。

✅ アルバイト・パート面接の断り方

メールや電話でシンプルに伝えるのがOK。ポイントは丁寧な感謝とお詫び。

例文（メール）：

〇〇店 採用ご担当者様

お世話になっております。  
先日、面接のご案内をいただきました〇〇〇〇と申します。

誠に恐縮ですが、一身上の都合により面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。  
このたびは貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり申し訳ございません。

貴店のご発展をお祈り申し上げます。何卒よろしくお願いいたします。

NGな断り方とその理由

NG例	なぜNGか？
無断で面接に行かない	社会人としての信頼を損なう。今後その企業に応募できなくなる可能性も
「行けません」だけの一言メール	不親切で印象が悪い。感謝やお詫びの一言を忘れずに
ドタキャン＋連絡なし	相手に大きな迷惑がかかる。マナー違反として記録される可能性も