面接で「不採用通知」を受け取ったときの返信マナーとは？｜送るべきか・送らなくてもいいのか・例文付きで徹底解説

はじめに

面接の結果として「不採用通知」が届いたとき、多くの人が悩むのが「返信すべきかどうか」という点です。
特にメールで通知を受けた場合、「返信した方が礼儀なのか？」「送ると印象が良くなる？」「返信すると再チャンスがある？」と気になって、「面接 不採用 返信」と検索する方も多いでしょう。

この記事では、不採用メールに返信するべきかどうかの判断基準、返信する場合のマナーや例文、返信が有利に働くケース、そして注意すべきNG対応までを詳しく解説します。

結論：返信は“必須ではない”が、送ることで誠実さや丁寧さを示せる

不採用通知に対しての返信は原則不要です。ただし、返信をすることで「きちんとした印象」や「今後の関係を大切にしている姿勢」をアピールすることもできます。

特に以下のような場合は、返信を検討する価値があります。

返信したほうが良い場合のパターン

返信しなくても問題ない場合

• 一般的な一斉送信型の不採用メール（例：採用管理システム経由）
• 書類選考のみの不採用通知
• 自動応答型のメッセージ（no-replyなど）

このような場合は、返信しないことが通常です。無理に返す必要はありません。

不採用通知に返信する際のポイント

✅ 1. 感情的な内容は厳禁

「なぜ不採用なのですか？」「私のどこがダメだったのか教えてください」といった問い詰める内容や、失礼な言い回しは避けましょう。

✅ 2. 短く丁寧に、お礼を伝える

✅ 3. 再挑戦の意志があれば簡潔に添える

「今後また機会があれば応募したい」という前向きな一文を添えることで、印象が良くなります。

不採用通知への返信メール：例文

▼ 基本的な丁寧な返信（最も一般的）

件名：Re: 選考結果のご連絡（〇〇ポジション）

〇〇株式会社
採用ご担当者様

お世話になっております。〇〇（氏名）です。

このたびは面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。

残念ながらご縁には至りませんでしたが、貴社の選考を通じて多くの学びがありました。
今後の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇〇〇（氏名）

▼ 再応募や別ポジションに含みを持たせたい場合

…（中略）
今回は残念な結果となりましたが、貴社の理念や業務内容に共感しており、今後また別の形でご縁をいただける機会がございましたら幸いです。

引き続き、貴社のご発展をお祈り申し上げます。

返信が逆効果になるNG例

• 結果への不満をぶつける
• 長文で自分の主張を書き連ねる
• スラングやビジネス敬語に合わない言葉遣い
• メールの文面に誤字脱字が多い

「丁寧な人」と思ってもらうための返信が、逆にマイナス印象になることもあります。ビジネスマナーを守った簡潔な文章を心がけましょう。

まとめ｜返信はマストではないが、送るなら丁寧さと前向きさを

不採用通知は気持ちの整理が必要なタイミングですが、その後の対応によってあなたの印象は変わります。
返信しなくてもマナー違反ではありませんが、「今後のチャンスに繋げたい」「礼儀を大切にしたい」と思う場合は、短く、感謝の気持ちを込めた返信を心がけるとよいでしょう。

✅ おさらいポイント

• 不採用通知への返信は必須ではないが、丁寧に返信すれば好印象につながる
• 再応募や他ポジションを意識するなら前向きな一文を添えると◎
• 感情的な返信・長文・自分語りは避ける
• 返信する際はビジネスマナーに基づいた文面を
• 一斉メールや自動通知への返信は基本的に不要

「結果への感情」ではなく、「自分の姿勢」を伝える意識が大切です。落ち着いて、次に向けた一歩を踏み出しましょう。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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