面接のキャンセル時に送るメールの正しい書き方とは？例文付きで丁寧なマナーを解説

はじめに

急な体調不良や予定変更、他社の選考状況など、どうしても面接をキャンセルしなければならない場面は誰にでも起こり得ます。その際に重要なのが、「面接 キャンセル メール」の対応です。

キャンセルの連絡が遅れたり、マナーを欠いた表現を使ってしまうと、企業側に不快感や不信感を与えてしまう可能性があります。逆に、誠実な対応ができれば、印象を大きく損なわずに済むケースも多いのです。

この記事では、

• 面接をキャンセルする際の基本マナー
• メールを送るベストなタイミング
• 実際に使えるキャンセルメールの例文（理由別）
• 返信が必要な場合の対応方法
• キャンセル後の再調整や辞退の伝え方

まで詳しく解説します。

面接をキャンセルするときの基本マナー

✅ 1. できるだけ早く連絡する

面接予定の前日までに連絡するのが理想です。当日や直前になるほど、相手の調整に影響が出てしまいます。

✅ 2. メール＋必要に応じて電話も検討

急なキャンセル（当日や数時間前）になる場合は、まず電話連絡をし、その後メールで改めて丁寧に連絡すると誠意が伝わります。

✅ 3. 丁寧で誠実な言葉遣いを心がける

「申し訳ございません」「恐れ入りますが」「お忙しい中大変恐縮ですが」など、相手を思いやる表現を使いましょう。

面接キャンセルメールの構成

メールは次のような構成で書くと、簡潔で丁寧に伝わります。

1. 件名（シンプルに「面接日時の変更（またはキャンセル）のお願い」）
2. 宛名（企業名・担当者名）
3. 自己紹介（名前・応募職種）
4. 面接のキャンセルをお願いする旨
5. 理由（必要に応じて）
6. 謝罪と感謝の言葉
7. 締めの挨拶と署名

【状況別】面接キャンセルメールの例文

◆ 体調不良などやむを得ない事情によるキャンセル

件名：面接日時変更のお願い（〇〇 〇〇）

○○株式会社
人事部　採用ご担当者様

お世話になっております。
貴社の○○職に応募させていただいております、〇〇 〇〇と申します。

本日は、○月○日に予定しておりました面接についてご連絡させていただきました。
誠に恐れ入りますが、急な体調不良のため、やむを得ず本日の面接をキャンセルさせていただきたくご連絡いたしました。

お忙しい中ご調整いただいたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたことを心よりお詫び申し上げます。
ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。

つきましては、可能であれば後日改めて面接のお時間を頂戴できましたら幸いです。
ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――
氏名：〇〇 〇〇
電話番号：090-××××-××××
メール：example@example.com
――――――――――

◆ 他社の選考状況などで辞退を伴うキャンセル

件名：面接辞退のご連絡（〇〇 〇〇）

○○株式会社
採用ご担当者様

お世話になっております。
このたびは、貴社の選考において面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。

誠に勝手ながら、諸般の事情により貴社の選考を辞退させていただくこととなりました。
せっかく面接のご調整をいただいたにもかかわらず、このような形でのご連絡となりましたこと、深くお詫び申し上げます。

貴社のますますのご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
何卒ご理解賜りますよう、お願い申し上げます。

――――――――――
氏名：〇〇 〇〇
――――――――――

よくある質問と注意点

Q：面接を当日キャンセルしても大丈夫？

A：やむを得ない事情ならOKですが、必ず電話とメールの両方で丁寧に謝罪し、誠意を示しましょう。

Q：再調整を希望しても大丈夫？

A：問題ありません。丁寧な連絡であれば、再調整に応じてくれる企業も多いです。

Q：返信は必要？

A：企業からの返信があった場合は、必ず返信して感謝の気持ちを伝えることがマナーです。

まとめ

面接をキャンセルする際は、丁寧で誠実なメール対応が何よりも大切です。急な事情であっても、きちんと連絡することで信頼関係を保つことができます。

おさらいポイント：

• 面接キャンセルは早めの連絡が鉄則
• 文面は簡潔かつ丁寧に。相手の都合への配慮を忘れずに
• 再調整希望 or 辞退、どちらの場合も感謝と謝罪を忘れずに
• 当日キャンセルは電話＋メールがベター

一つひとつのやり取りが、あなたの印象を形づくります。
メールの内容に心を込めて、誠実な社会人としての姿勢を伝えましょう。

専門家への面接相談で転職成功

おすすめの転職エージェント

サイトの目的や、面接のアドバイスを詳しく知る

面接のトリセツ

面接のトリセツ

サイトの目的

面接のトリセツ

面接のアドバイス

転職活動の状態ごとに、必要な知識を学べる

おすすめ転職支援サイト

キャリアプランの相談

キャリアプラン案内所

履歴書・職務経歴書の助言

応募書類マスター

年収交渉アドバイス

給与交渉ナビ

ライト

キャリアアドバイザー

人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
※当サイト記事はリンクフリーです。ご自身のサイトへ自由にお使い頂いて問題ありません。ご使用の際は、文章をご利用する記事に当サイトの対象記事URLを貼って頂ければOKです。