2026.07.04

面接の連絡が留守電に入っていたら？即座に折り返すためのマナーと電話対応術

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転職活動中、企業から面接の日程調整や合否連絡の電話があり、タイミングが合わず留守番電話にメッセージが残されていることは珍しくありません。知らない番号からの着信や、企業からの重要そうな留守電を聞くと、誰しも少し焦ってしまうものです。しかし、このような状況は、誠実で迅速な対応を見せる絶好のチャンスでもあります。本記事では、企業からの留守電に気づいた際、速やかに、かつ失礼のない形で折り返し連絡をするための手順と、電話対応における具体的なマナーについて解説します。

Contents

留守電に気づいたら、まずは内容を冷静に確認する
- 相手の情報をメモする
- 折り返すタイミングを計る
電話をかける前の準備と心構え
折り返し連絡の電話対応術と例文
- 担当者に繋がった場合
- 担当者が不在だった場合
電話対応で評価を上げるためのポイント

留守電に気づいたら、まずは内容を冷静に確認する

留守電を聞く際は、焦って再生してメモを取り忘れないよう注意が必要です。まずは落ち着いた環境で、以下の情報を正確に把握してください。

相手の情報をメモする

留守番電話には、企業名、担当者の部署名と氏名、折り返し先として指定された電話番号、そして連絡の目的（面接日程の相談、選考結果の連絡など）が含まれているはずです。これらを正確に書き留めることで、電話をかける前の心理的な余裕が生まれます。もし聞き取れない箇所があっても、折り返しの際に確認すれば良いため、必要以上に慌てる必要はありません。

折り返すタイミングを計る

留守電に気づいたのが営業時間内であれば、できるだけ早めに折り返すのが基本です。ただし、相手が他の会議や面接に入っている可能性を考慮し、もし折り返しが営業時間終了間際になった場合は、「本日は夕方にご連絡をいただき、ありがとうございました。時間外に大変恐縮ですが……」と一言添えるのが、ビジネスの場における配慮となります。

電話をかける前の準備と心構え

電話をかける前には、相手の貴重な時間を奪わないための準備を整えることが大切です。

静かな場所を探す： 通信環境が安定しており、周囲の雑音が入らない静かな場所からかけてください。
履歴書やスケジュール帳を手元に置く： 自分の経歴や、今後の面接可能な候補日時を確認できるよう、手元に準備しておきます。
「いつ」「誰に」「どのような内容で」かけるかを整理する： 電話口でパニックにならないよう、伝える内容を簡潔にまとめておきます。

折り返し連絡の電話対応術と例文

いざ電話が繋がった際、担当者が不在であったり、取り次いでもらったりする場合の具体的な対応を紹介します。

担当者に繋がった場合

「お世話になっております。先ほど〇〇様よりお電話をいただきました、〇〇（自分の氏名）と申します。折り返しのお電話をさせていただきました。今、少しだけお時間をいただいてもよろしいでしょうか」と、丁寧に名乗ります。用件を聞かれたら、留守電の目的を端的に答え、日程調整であればその場で対応します。

担当者が不在だった場合

担当者が不在であれば、無理に呼び出してもらう必要はありません。「〇〇様はご不在とのこと、承知いたしました。〇〇様よりお電話をいただき、折り返しをいたしましたとお伝えいただけますでしょうか。お忙しいところ恐れ入りますが、お手すきの際に再度ご連絡をいただけますと幸いです」と伝えます。また、こちらからいつ頃かけ直せばよいかを確認するのも良い方法です。