2026.06.30

面接の日程調整メールの基本マナーと状況別・そのまま使える例文集

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転職活動を進める中で、書類選考を通過した後に必ず発生するのが、企業との面接の日程調整です。採用担当者とのメールのやり取りは、単なる業務連絡ではなく、ビジネススキルやコミュニケーション能力をアピールする絶好の機会となります。迅速かつ丁寧なメールを送ることで、相手に安心感を与え、選考において良い第一印象を持ってもらうことができます。本記事では、面接の日程調整メールを作成する際の基本マナーと、様々な状況に合わせてそのまま使える実践的な例文を詳しく解説します。

Contents

面接の日程調整メールにおける基本マナー
【状況別】面接の日程調整メールの例文
日程調整メールを作成する際の注意点

面接の日程調整メールにおける基本マナー

企業へメールを返信する際は、ビジネスにおける基本的なルールを守ることが不可欠です。相手に失礼のない対応を心がけましょう。

24時間以内に迅速に返信する

面接案内のメールを受信した際は、内容を確認後、できる限り早く返信することが鉄則です。採用担当者は、複数の候補者のスケジュールを同時に調整し、面接官の予定や会議室の確保など、多岐にわたる業務を行っています。返信が遅れると、企業の調整業務を滞らせてしまうだけでなく、入社意欲が低いのではないかと疑われる原因にもなります。遅くとも、メールを受信してから24時間以内には返信を完了させるようにしてください。

件名は変更せず「Re:」をつけたままにする

企業からのメールに返信する場合、件名は新しく書き直すのではなく、自動的につく「Re:」を残したまま送信するのが一般的なマナーです。採用担当者は、毎日膨大な数のメールを処理しているため、件名を変更してしまうと、誰からの、どの件に関する返信なのかを一目で判断することが難しくなります。元の件名と本文を残したまま返信することで、これまでのやり取りの経緯がすぐに分かり、担当者の確認作業の負担を軽減できます。

署名を必ず記載する

メールの最後には、必ず自身の氏名、電話番号、メールアドレスを記載した署名を添えます。署名がないと、担当者があなたに急ぎの連絡を取りたい場合、過去の応募書類を探さなければならず、余計な手間をかけさせてしまいます。シンプルな罫線で区切り、必要な連絡先情報を漏れなく記載しておくことで、細部まで気の配れる人物であるという印象を与えることができます。

【状況別】面接の日程調整メールの例文

企業の案内方法や、自身のスケジュールの状況によって、適切な返信の文面は異なります。ここでは、よくある状況に合わせた具体的な例文を紹介します。

企業から提示された日程で承諾する場合の例文

企業側から複数の候補日時が提示され、その中から都合の良い日程を選んで返信する場合の文面です。

件名：Re: 面接日程のご案内（株式会社〇〇採用担当）

本文：

株式会社〇〇

人事部採用担当〇〇様

お世話になっております。

面接のご案内をいただきました、〇〇（氏名）です。

この度は、書類選考通過のご連絡、ならびに面接日程の候補をご提示いただき、誠にありがとうございます。

いただいた候補日時の中から、以下の日程で面接をお願いしたく存じます。

・〇月〇日（曜日）〇:〇〜〇:〇

当日は、お約束の時間の〇分前には受付にお伺いいたします。

ご多忙の折、面接の機会をいただき、心より感謝申し上げます。

当日お会いできることを、楽しみにしております。

引き続き、よろしくお願いいたします。

氏名：〇〇〇〇電話番号：090-XXXX-XXXX メールアドレス：XXXX@XXXX.com

企業から提示された日程が合わず、別日程を提案する場合の例文

企業から提示されたすべての日程において、現職の都合などでどうしても調整がつかない場合は、誠実にお詫びをした上で、こちらから代替の候補日時を提示します。

件名：Re: 面接日程のご案内（株式会社〇〇採用担当）

本文：

株式会社〇〇

人事部採用担当〇〇様

お世話になっております。

〇〇（氏名）です。

この度は、面接日程のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

せっかく複数の候補日時をご提示いただいたにも関わらず、誠に恐縮ですが、現職のスケジュールの都合上、いずれの日程もお伺いすることが難しい状況です。

ご調整いただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。

つきましては、もし可能であれば、以下の日程で再調整をご検討いただけないでしょうか。

・〇月〇日（曜日）〇:〇〜〇:〇

・〇月〇日（曜日）〇:〇以降であればいつでも可能

・〇月〇日（曜日）〇:〇〜〇:〇

ご提示いただいた日程での調整ができず、お手数をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。

上記の中でご都合の良い日時がございましたら、ご連絡いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

氏名：〇〇〇〇電話番号：090-XXXX-XXXX メールアドレス：XXXX@XXXX.com

自分から複数の希望日時を提示する場合の例文

企業からのメールに、「ご都合の良い日時を複数お知らせください」と記載されていた場合、相手が調整しやすいよう、幅を持たせた候補日時を提示します。

件名：Re: 面接日程についてのご連絡（株式会社〇〇採用担当）

本文：

株式会社〇〇

人事部採用担当〇〇様

お世話になっております。

〇〇（氏名）です。

この度は、面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。

ご依頼いただきました面接の候補日時につきまして、以下の通りご提示いたします。

・〇月〇日（曜日）〇:〇〜〇:〇

・〇月〇日（曜日）〇:〇以降であればいつでも可能

・〇月〇日（曜日）午前中（〇:〇〜〇:〇）

・〇月〇日（曜日）〇:〇〜〇:〇

上記の日程の中で、〇〇様のご都合の良い日時をご指定いただけますでしょうか。

もし上記日程での調整が難しい場合は、再度候補日を提示いたしますので、お気兼ねなくお申し付けください。

お忙しいところお手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

氏名：〇〇〇〇電話番号：090-XXXX-XXXX メールアドレス：XXXX@XXXX.com

日程調整メールを作成する際の注意点

候補日は3〜5つ、幅を持たせて提示する

自分から希望日を提示する際、ピンポイントで1つや2つの日程だけを指定するのは避けましょう。選択肢が少ないと、再調整のやり取りが発生し、お互いに手間がかかってしまいます。確実に都合のつく候補日を、少なくとも3つから5つ程度提示し、時間帯についても柔軟性を持たせることが適切なマナーです。

日付と曜日はセットで、正確に記載する

メールで日程を伝える際、日付の勘違いによるトラブルを防ぐために、必ず「〇月〇日（〇）」と、曜日までセットで明記する習慣をつけてください。また、時間についても、誰が見ても誤解のない明確な表記を使用し、行き違いが起きないよう細心の注意を払うことが重要です。

クッション言葉を活用して丁寧な印象に

日程の再調整をお願いする場合など、相手に手間をかけさせてしまう場面では、「誠に恐縮ですが」や「お手数をおかけいたしますが」といった、クッション言葉を文頭に添えることを意識してください。ビジネスメールにおいて、ストレートな表現は時に冷たい印象を与えることがあるため、クッション言葉を効果的に用いて、円滑で丁寧なコミュニケーションを心がけましょう。

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