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面接のトリセツ
面接辞退メールの正しい書き方とマナー：円満に選考を辞退するための完全ガイド
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転職活動を進める中で、他社から内定を得た場合や、家庭の事情など様々な理由により、一度は予定していた面接を辞退しなければならない場面に直面することがあります。選考を辞退すること自体は、転職活動において決して珍しいことではなく、また悪いことでもありませんが、これまで時間を割いて対応してくれた相手企業に迷惑をかけないための、迅速な対応と誠実なマナーが強く求められます。本記事では、面接辞退の連絡をメールで行う際に守るべき基本ルールや、具体的な文章の構成、そしてそのまま活用できる状況別の例文について、詳しく解説します。
Contents
面接辞退の連絡をメールで行う際の基本マナー
企業に対して辞退の意思を伝える際は、相手の業務状況に配慮し、失礼のないよう慎重にコミュニケーションを取ることが不可欠です。ここでは、メールを送信する上で最低限守るべきマナーを確認しておきましょう。
辞退を決断したら、可能な限り早く連絡する
面接の辞退を決断した場合は、一日でも早く、気づいた時点ですぐに採用担当者へ連絡を入れることが、最も重要なマナーとなります。企業側は、応募者の面接のために、面接官となる社員のスケジュールを調整し、また会議室の確保などの準備を進めています。連絡が遅れれば遅れるほど、企業側に多大な迷惑をかけることになり、最悪の場合、他の候補者の選考スケジュールにも悪影響を及ぼしかねません。迷いがある場合は別として、辞退の意思が固まったのであれば、速やかにメールを作成して送信するよう心がけましょう。
営業時間内に送信し、件名で要件を明確にする
メールを送信する時間帯は、企業の営業時間内、できれば担当者がメールを確認しやすい平日の日中に送るのが基本です。深夜や早朝の送信は、通知音で相手の迷惑になる可能性があるため、避けるのが無難です。また、採用担当者は日々膨大な量のメールを受け取っているため、一目見ただけで誰からの、どのような要件のメールであるかが分かるように、件名を工夫する必要があります。「面接辞退のご連絡（氏名）」や「〇月〇日の面接につきまして（氏名）」など、簡潔で分かりやすい件名を設定し、担当者が重要な連絡を見落とさないように配慮しましょう。
面接辞退メールに盛り込むべき必須項目と構成
分かりやすく丁寧なメールを作成するためには、ビジネスメールの基本構成に沿って、必要な情報を過不足なく盛り込むことが重要です。
宛先から署名までの基本的な構成要素
面接辞退のメールは、宛名、挨拶と名乗り、辞退の旨とその理由、謝罪と感謝の言葉、そして結びの挨拶と署名という、一連の流れで構成します。宛名には、企業名、部署名、担当者名を、略さずに正式名称で記載します。続いて、「お世話になっております。〇〇〇〇（氏名）です」と挨拶を行い、本文に入ります。本文の最後には、これまで選考に時間を割いていただいたことへの感謝と、辞退により迷惑をかけることへの謝罪を、丁寧な言葉で添えましょう。最後に、自身の氏名、電話番号、メールアドレスを記載した署名を配置して完成となります。
辞退の理由は「一身上の都合」などで問題ない
面接を辞退する理由について、詳細に説明しなければならないと悩む方は多いですが、基本的には「一身上の都合により」や、「他社とのご縁があり」といった、簡潔な表現で問題ありません。企業側も、転職者が複数の企業を併願していることは理解しているため、具体的な企業名や、ネガティブな理由を正直に伝える必要はありません。嘘をつく必要はありませんが、相手を不快にさせない、角の立たない表現を選ぶことが、社会人としての適切な対応と言えます。
【状況別】そのまま使える面接辞退メールの例文
辞退を申し出るタイミングによって、メールの文面は少しずつ異なります。ここでは、代表的な2つのケースに分けた例文をご紹介します。
面接日程が確定する前に辞退する場合の例文
書類選考を通過し、面接の案内を受けたものの、日程を調整する前に辞退を決めた場合の例文です。
件名：面接辞退のご連絡（氏名）
〇〇株式会社
採用ご担当 〇〇様
お世話になっております。
書類選考の結果をいただきました、〇〇〇〇（氏名）と申します。
この度は、面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、一身上の都合により、今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
貴重なお時間を割いてご検討いただいたにもかかわらず、このようなお返事となり、誠に申し訳ございません。
何卒ご了承いただけますよう、お願い申し上げます。
末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
氏名：〇〇 〇〇 電話番号：090-XXXX-XXXX メールアドレス：xxxx@xxxx.com
面接日程が確定した後に辞退する場合の例文
すでに面接の日時が確定しており、それをキャンセルしなければならない場合は、より深い謝罪の意を込める必要があります。
件名：〇月〇日の面接辞退のご連絡（氏名）
〇〇株式会社
採用ご担当 〇〇様
お世話になっております。
〇月〇日〇時より、面接のお時間を頂戴しております、〇〇〇〇（氏名）と申します。
本日は、面接の辞退をお願いしたく、ご連絡いたしました。
誠に勝手ながら、他社にて内定をいただき、入社の意思を固めましたため、貴社の選考を辞退させていただきたく存じます。
貴重なお時間を調整していただいたにもかかわらず、直前のご連絡となり、多大なるご迷惑をおかけしますことを、深くお詫び申し上げます。
本来であれば直接お電話でお詫びすべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、何卒ご容赦ください。
末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
氏名：〇〇 〇〇 電話番号：090-XXXX-XXXX メールアドレス：xxxx@xxxx.com
メールではなく、電話で連絡すべきケースとは
基本的にはメールでの連絡で問題ありませんが、状況によっては、電話で直接辞退の旨を伝えなければならないケースも存在します。
面接の前日や当日に辞退する場合の対応
面接の前日、または当日にどうしても辞退しなければならなくなった場合は、担当者がメールを確認する時間がなく、すれ違いが生じるリスクがあるため、必ず電話で連絡を入れます。電話をかける際は、企業の営業時間開始直後や、お昼休憩の時間帯を避け、担当者が対応しやすい時間を選ぶ配慮が必要です。電話で直接謝罪の言葉を伝え、担当者が不在の場合は、電話に出た方に伝言を依頼した上で、念のためメールでも同様の内容を送信しておくと、より確実で丁寧な対応となります。
エージェント経由で応募している場合の注意点
転職エージェントを利用して求人に応募している場合は、企業へ直接連絡するのではなく、必ず担当のキャリアアドバイザーに辞退の旨を伝えます。エージェントが企業との間に入ってスケジュール調整などを行っているため、応募者が独自の判断で企業に連絡してしまうと、大きなトラブルの原因となります。エージェントへの連絡は、メールでも電話でも構いませんが、選考が進んでいる段階であれば、状況を正確に伝えるために、電話で速やかに報告することをお勧めします。
ABOUT ME
人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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