面接における電話対応のマナーと好印象を与えるための基本ルール

転職活動を進める中で、応募先の企業と電話でやり取りをする機会は少なくありません。面接の日程調整や、選考結果の連絡、あるいはやむを得ない理由での日程変更や辞退など、電話でのコミュニケーションは多岐にわたります。対面での面接対策には時間をかけていても、電話対応への準備が不十分なために、焦ってしまい良い印象を残せないケースも存在します。本記事では、面接選考を有利に進めるために知っておくべき、電話対応の基本マナーとケース別の注意点について詳しく解説します。

なぜ面接における電話対応が重要なのか

電話でのやり取りは、直接顔が見えないからこそ、声のトーンや言葉遣いがその人の印象を大きく左右します。

第一印象を決定づける重要な接点

多くの場合、採用担当者と初めて直接言葉を交わす機会は、面接日程の調整などを行う電話のタイミングとなります。この時の電話対応がスムーズで丁寧であれば、「しっかりとしたビジネスパーソンだ」という良い第一印象を面接前に与えることができます。逆に、電話での態度が横柄であったり、言葉遣いが適切でなかったりすると、面接本番での評価のハードルが無意識のうちに上がってしまう可能性があります。

社会人としての基本マナーの確認

中途採用の選考において、企業は候補者が基本的なビジネスマナーを身につけているかを常に確認しています。電話を受けた際の第一声や、保留の仕方、電話を切るタイミングなど、日常的な業務で求められる電話対応のスキルが備わっているかどうかを、採用担当者は電話の短いやり取りを通して判断しています。

企業から電話を受ける際のマナーと注意点

企業から着信があった際の対応は、常に準備ができているかどうかが問われる場面です。

明るいトーンで丁寧に電話に出る

知らない番号からの着信であっても、応募期間中は企業からの連絡である可能性を常に考慮し、電話に出る際は「はい、〇〇です」と、自分の名前を名乗り、明るくはきはきとした声で応答することが大切です。声が小さかったり、不機嫌そうな声で出てしまったりすると、相手にマイナスの印象を与えかねません。相手が名乗ったら、「ご連絡ありがとうございます」と、まずは感謝の意を伝えましょう。

メモを取る準備と静かな環境の確保

電話でのやり取りでは、面接の日時や場所、持ち物など、重要な情報が伝えられます。聞き間違いを防ぐために、必ずメモを取る習慣をつけ、復唱して内容を確認することが重要です。また、外出先などで周囲の騒音が激しい場合は、「申し訳ございません、現在外におりまして、少し周りが騒がしいため、のちほどこちらから折り返しお電話してもよろしいでしょうか」と伝え、静かな場所に移動してからかけ直すのが、相手への配慮となります。

出られなかった場合の折り返し対応

仕事中や移動中などで電話に出られなかった場合は、着信履歴や留守番電話の内容を確認し、できるだけ早く自分から折り返しの電話をかけます。折り返す際は、「先ほどお電話をいただきました、〇〇と申します。お忙しいところ恐れ入りますが、採用のご担当者様はいらっしゃいますでしょうか」と、要件を簡潔に伝えて担当者に繋いでもらいましょう。

自分から企業へ電話をかける際のマナー

日程の変更や質問など、自分から企業へ電話をかける場合は、相手の状況に配慮した対応が求められます。

電話をかけるのに適した時間帯を選ぶ

企業へ電話をかける際は、相手の業務の妨げにならない時間帯を選ぶことが、最低限の配慮となります。始業直後や終業間際、そしてお昼休みの時間帯（一般的には12時から13時頃）は、業務が立て込んでいたり、担当者が不在であったりすることが多いため、避けるのが無難です。午前中であれば10時から11時半頃、午後であれば14時から16時頃に電話をかけるのが、一般的なビジネスマナーとされています。

簡潔に要件を伝えるための事前準備

自分から電話をかける際は、緊張して伝えたい内容が飛んでしまうことを防ぐために、あらかじめ話す内容や質問事項をメモにまとめておくことをお勧めします。電話が繋がったら、まずは大学名（新卒の場合）や現在の所属、フルネームを名乗り、「面接の日程につきまして、お電話いたしました」と、何についての電話であるかを最初に明確に伝えることで、相手も状況を把握しやすくなり、スムーズなコミュニケーションが可能になります。

ケース別：面接に関する電話の具体的な対応

実際の転職活動において発生しやすい、具体的な電話対応のケースと、その際のポイントを解説します。

面接日程の変更をお願いする場合

やむを得ない事情で、すでに決まっている面接日程の変更を希望する場合は、理由を正直かつ簡潔に伝えた上で、代替となる希望日時を複数提示します。「誠に申し訳ございませんが、現職でどうしても外せない急な業務が入ってしまい、〇日の面接にお伺いすることが難しくなってしまいました。大変恐縮ですが、別の日程で調整していただくことは可能でしょうか」と、お詫びの言葉とともに、誠意を持ってお願いする姿勢が重要です。

面接を辞退する場合の誠実な対応

他社で内定が出たなどの理由で、面接を辞退する場合は、メールではなく、可能な限り電話で直接伝えるのがマナーです。辞退の連絡は気が重いものですが、無断で欠席することは絶対に避けなければなりません。「大変申し訳ございませんが、諸般の事情により、今回の面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。貴重なお時間を調整していただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません」と、丁寧にお詫びを伝えることで、お互いにしこりを残さず選考を終えることができます。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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