2026.06.30

【状況別】面接辞退メールの例文と基本マナー：失礼のない文面と送り方

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転職活動を進める中で、他社での内定が決定したり、自身の希望条件とのミスマッチを感じたりして、選考を辞退せざるを得ない場面が生じることがあります。面接の辞退を企業に伝える際、メールでの連絡は一般的ですが、書き方や送り方には最低限のビジネスマナーが求められます。直前の連絡や不適切な文面は、企業に対して多大な迷惑をかけ、あなた自身の信用を損なう原因にもなりかねません。本記事では、面接辞退メールを作成する際の基本マナーと、そのまま使える状況別の例文について詳しく解説します。

Contents

面接辞退メールを作成する際の基本マナー
【状況別】面接辞退メールの例文
面接辞退メールを送る際の注意点
- 無断辞退（サイレント辞退）は厳禁
- 直前（前日・当日）の辞退は電話も併用する

面接辞退メールを作成する際の基本マナー

企業への辞退連絡をスムーズに行い、円満に選考を終えるためには、いくつかの重要なマナーを押さえておく必要があります。

辞退の理由は「一身上の都合」で問題ない

メールに記載する辞退の理由は、詳細に書く必要はありません。基本的には「一身上の都合により」や「他社とのご縁があったため」といった、簡潔で一般的な表現を使用すれば十分です。企業に対する不満や、個人的すぎる事情を細かく記載することは避け、これまで選考に時間を割いていただいたことに対する感謝と、辞退することへのお詫びの気持ちを、誠実に伝えることに注力しましょう。

送信のタイミングは「辞退が決まったらすぐ」が鉄則

辞退の意思が固まった場合は、先延ばしにせず、できるだけ早くメールを送信することが最も重要です。企業側は、面接のために面接官のスケジュールを調整し、会議室を確保するなど、様々な準備を進めています。連絡が遅れるほど、企業側の調整が無駄になり、多大な迷惑をかけてしまうため、迅速な対応を心がけてください。

分かりやすい件名にする

採用担当者は、日々多くの候補者とやり取りを行っており、大量のメールを処理しています。そのため、メールの件名を見ただけで「誰からの、何の用件か」が一目で分かるように工夫することが不可欠です。「面接辞退のご連絡（氏名）」のように、用件と氏名をセットにした件名にすることで、担当者が状況を把握しやすくなります。

【状況別】面接辞退メールの例文

現在の選考状況によって、メールの適切な文面は異なります。ここでは、状況に合わせた3つの具体的な例文を紹介します。

1. 面接の日程調整中に辞退する場合

面接案内のメールを受け取り、まだ具体的な日時が確定する前に辞退の返信をする場合の文面です。

件名：面接辞退のご連絡（氏名）

本文：

株式会社〇〇

人事部採用担当〇〇様

お世話になっております。

面接のご案内をいただきました、〇〇（氏名）です。

この度は、書類選考の通過および面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

誠に恐縮ではございますが、一身上の都合により、今回の面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

貴重なお時間を割いてご検討いただいたにも関わらず、このようなお返事となり、大変申し訳ございません。

何卒ご容赦いただけますよう、お願い申し上げます。

末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

氏名：〇〇〇〇電話番号：090-XXXX-XXXX メールアドレス：XXXX@XXXX.com

2. 面接の日程が確定した後に辞退する場合

すでに面接の日時が決定しており、その日程をキャンセルする形で辞退する場合の文面です。一度確定したスケジュールを変更するため、より丁寧なお詫びの言葉を添える必要があります。

件名：〇月〇日の面接辞退のご連絡（氏名）

本文：

株式会社〇〇

人事部採用担当〇〇様

お世話になっております。

〇月〇日（曜日）〇時より面接のお時間をいただいております、〇〇（氏名）です。

誠に申し訳ございませんが、諸般の事情により、本選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

面接に向けて日程調整等、多大なるご配慮をいただいたにも関わらず、直前のご連絡となり、多大なるご迷惑をおかけしますことを、深くお詫び申し上げます。

本来であれば、直接お会いしてお詫び申し上げるべきところ、メールでのご連絡となりますこと、何卒ご容赦ください。

末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

氏名：〇〇〇〇電話番号：090-XXXX-XXXX メールアドレス：XXXX@XXXX.com

3. 内定を辞退する場合

面接を通過し、内定の通知をいただいた後に、辞退の意向を伝える場合の文面です。評価していただいたことへの最大の感謝と、期待に沿えなかったことへの深い謝罪を記載します。

件名：内定辞退のご連絡（氏名）

本文：

株式会社〇〇

人事部採用担当〇〇様

お世話になっております。

内定のご通知をいただきました、〇〇（氏名）です。

この度は、私に内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

また、面接の際にはお忙しい中、貴重なお時間を割いていただいたことに、重ねて御礼申し上げます。

深く悩み、慎重に検討いたしました結果、大変心苦しいのですが、今回は内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

〇〇様をはじめ、皆様には温かくお迎えいただいたにも関わらず、このような結果となり、期待を裏切る形となってしまいましたことを、心よりお詫び申し上げます。

本来であれば、貴社へお伺いしてお詫び申し上げるべきところでございますが、メールでのご連絡となりますこと、何卒ご容赦ください。

最後になりますが、貴社の今後の益々のご発展と、社員の皆様のご健勝を心よりお祈り申し上げます。

氏名：〇〇〇〇電話番号：090-XXXX-XXXX メールアドレス：XXXX@XXXX.com

面接辞退メールを送る際の注意点

メールを送信するにあたり、社会人として絶対に避けるべき行動や、緊急時の対応についても確認しておきましょう。

無断辞退（サイレント辞退）は厳禁

企業への連絡が気まずい、あるいは断るのが心苦しいといった理由から、何も連絡をせずに面接を欠席することは、ビジネスパーソンとして絶対にやってはならない行為です。無断辞退は、面接官の時間を奪うだけでなく、あなた自身の社会的な信用を完全に失墜させます。将来的にその企業や関連企業、あるいは取引先として関わる可能性もゼロではないため、どのような状況であっても必ず連絡を入れてください。

直前（前日・当日）の辞退は電話も併用する

面接の数日前であればメールのみの連絡で問題ありませんが、前日や当日の急な辞退となった場合は、メールだけでは担当者が気付けないリスクが高くなります。そのため、直前の辞退連絡は「まず電話で直接お詫びを伝え、その後に改めて記録としてメールを送る」という手順を踏むのが鉄則です。誠意を持った迅速な対応を心がけることで、お互いにわだかまりを残さず、円満に選考を終えることができます。

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