2026.06.30

面接前日に辞退を決断した場合の正しい連絡方法とメール例文

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転職活動を進める中で、他社からの内定承諾や、家庭の事情、あるいは企業とのミスマッチへの気づきなど、様々な理由から、面接の前日になって辞退を決意する場面は少なくありません。面接の前日というタイミングは、企業側がすでに面接官のスケジュール確保や、会議室の準備などを完了させている段階です。そのため、連絡の方法やマナーには十分な配慮が求められます。本記事では、面接前日に辞退する際の適切な連絡手順や、失礼のないメールの書き方について詳しく解説します。

Contents

面接前日の辞退連絡は「電話＋メール」が基本
- なぜ電話連絡が必要なのか
- メールを併用する理由
前日の辞退連絡で気をつけるべきマナー
【状況別】面接前日の辞退を伝える連絡の例文

面接前日の辞退連絡は「電話＋メール」が基本

数日前までの辞退であれば、メールのみの連絡で済ませることも可能ですが、前日となった場合は、確実性と誠意を示すために「電話」と「メール」を併用するのが正しいビジネスマナーです。

なぜ電話連絡が必要なのか

面接の前日になると、採用担当者は翌日の面接準備や、その他の通常業務で非常に多忙な状態にあります。そのため、メールを送ったとしても、担当者がすぐにメールを確認できるとは限りません。もし、担当者がメールを見落としたまま当日の朝を迎えてしまうと、企業側はあなたが来るものとして準備を進め、面接官を待たせてしまうことになります。相手の時間を無駄にしないためにも、まずは電話で直接、辞退の意思とお詫びを伝えることが最も確実な方法となります。

メールを併用する理由

電話で辞退を伝え、担当者に了承を得られた場合でも、その後に改めてメールを送ることを推奨します。電話だけのやり取りでは、言った・言わないの行き違いが生じるリスクがあります。また、担当者が社内の関係者に辞退の旨を共有する際、テキストとして記録が残っている方が、業務をスムーズに進めることができます。電話で直接謝罪の言葉を述べた上で、文章として正式な記録を残すことで、より丁寧で誠実な印象を与えることができます。

前日の辞退連絡で気をつけるべきマナー

直前の連絡によって企業に迷惑をかけてしまうからこそ、社会人としての最低限の礼儀を守り、誠実に対応することが重要です。

連絡は営業時間内に速やかに行う

辞退の意思が固まったら、企業の営業時間内（一般的には平日の午前9時から午後6時頃）に、できるだけ早く電話をかけます。前日の夜遅くや、営業時間外に連絡を入れるのは、担当者の対応が遅れる原因となるため避けるべきです。もし、夜になってから辞退を決めた場合は、まずは取り急ぎメールを送信しておき、翌日の朝、営業開始のタイミングに合わせて電話をかけるのが適切な対応です。

辞退理由は簡潔に、お詫びは丁寧に

前日の辞退は企業にとって負担となるため、辞退の理由は「一身上の都合により」や「他社とのご縁があったため」といった、簡潔で一般的な表現に留めて問題ありません。言い訳がましく詳細な理由を語るよりも、これまで選考に時間を割いていただいたことへの感謝と、直前の連絡になってしまったことに対する深いお詫びを、丁寧な言葉で伝えることに注力しましょう。

無断辞退は絶対に避ける

連絡をするのが気まずいからといって、無断で面接を欠席することは、どのような理由があっても許されません。企業に多大な迷惑をかけるだけでなく、将来的にその企業や関連企業と関わる機会があった場合、自身の信用を失うことになります。誠意を持って連絡を入れれば、企業側も納得してくれることがほとんどです。

【状況別】面接前日の辞退を伝える連絡の例文

前日に辞退の連絡を入れる際の、電話での伝え方と、その後に送るメールの文面について、具体的な例文を紹介します。

1. 電話で担当者に直接伝える場合のトーク例

電話をかける際は、静かな場所を選び、落ち着いて用件を伝えます。

「お忙しいところ恐れ入ります。明日〇時より面接のお時間をいただいております、〇〇（氏名）と申します。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。（担当者に代わった後）お世話になっております。明日の面接についてのご連絡なのですが、誠に申し訳ございませんが、一身上の都合により、今回の面接を辞退させていただきたく、お電話いたしました。直前のご連絡となり、多大なるご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません」