2025.04.12

面接を辞退する際の正しい対応とは？｜理由・伝え方・マナーとメール例文まで詳しく解説

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就職活動や転職活動の中で、応募企業の選考途中に「面接を辞退する」という判断を下すことは珍しくありません。例えば、他社の内定が決まった場合や、条件が合わなかった場合、家庭や体調の事情で続行が難しくなった場合など、辞退の理由はさまざまです。

とはいえ、面接を辞退する際にはビジネスマナーを守った丁寧な対応が求められます。企業との関係を損なわないよう、誠実な姿勢で辞退の意思を伝えることが、社会人としての信頼を保つカギになります。

この記事では、「面接を辞退する」という行動を取る際の適切な方法とマナー、タイミング、敬語表現、理由の伝え方、メール・電話の例文などを詳しく解説します。

Contents

1. 面接を辞退することは悪いことではない
- ✅ 面接辞退は選考過程でよくあること
2. 面接辞退の主な理由
3. 面接を辞退するタイミングと手段
- ▶ ベストなタイミング：
- ▶ 辞退の連絡手段：
4. 面接を辞退する際の丁寧な敬語表現
5. 面接辞退メールの書き方と文例
- ▶ 件名（例）：
- ▶ 本文（例）：
6. 電話で辞退を伝えるときの会話例
7. 面接辞退のNG対応と注意点
まとめ｜「面接を辞退する」ときこそ、誠意とマナーが求められる
- ✅ ポイントまとめ：

1. 面接を辞退することは悪いことではない

✅ 面接辞退は選考過程でよくあること

面接辞退は決して非常識な行動ではなく、企業側も一定数想定している対応のひとつです。問題なのは、「連絡をしない」「直前で無断キャンセルする」「失礼な言い方をする」といったマナー違反の対応です。

2. 面接辞退の主な理由

面接辞退の背景には、以下のような理由が考えられます。

主な理由	具体例
他社から内定をもらった	第一志望企業から内定を受けたため、他社選考を辞退する場合
募集条件と合わなかった	給与・勤務地・勤務時間などに希望と相違があった
家庭や体調など私的な事情がある	介護・病気・転居・学業などの理由で継続が困難になった
自分の希望職種と違った	業務内容や企業の方向性と自分の志望とのミスマッチを感じた

※理由は詳しく説明しすぎず、「一身上の都合」などの表現にとどめるのが一般的です。

3. 面接を辞退するタイミングと手段

▶ ベストなタイミング：

分かった時点ですぐに連絡することが最も大切です。
遅くとも面接予定日の前日中には連絡を済ませましょう。

▶ 辞退の連絡手段：

手段	使用場面
メール	最も一般的。記録も残り、相手に考慮の時間を与えられる
電話	直前の辞退や緊急の場合に有効。誠意が伝わりやすい
両方併用	電話で要点を伝えたあと、メールで文書化して送るのが丁寧

4. 面接を辞退する際の丁寧な敬語表現

カジュアル表現	ビジネス敬語の言い換え例
面接をやめたいです	面接を辞退させていただきたく存じます
行けなくなりました	面接に伺えなくなってしまいましたことをお詫び申し上げます
他に決まったのでやめます	他社での内定をいただきました関係で、選考を辞退させていただきます
忙しくて行けません	一身上の都合により、選考を続けることが難しくなりました

5. 面接辞退メールの書き方と文例

▶ 件名（例）：

【面接辞退のご連絡】〇〇職 応募の件（氏名）

▶ 本文（例）：

〇〇株式会社  
採用ご担当者様

お世話になっております。  
貴社の〇〇職に応募させていただいておりました〇〇〇〇（氏名）と申します。

このたびは面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。  
誠に恐縮ではございますが、一身上の都合により、面接を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。  
貴社の今後のさらなるご発展をお祈り申し上げます。

何卒ご了承くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。

――――――――――  
氏名：〇〇〇〇  
電話番号：090-XXXX-XXXX  
メール：xxxx@example.com  
――――――――――

6. 電話で辞退を伝えるときの会話例

「お世話になっております。〇〇職に応募させていただいております〇〇〇〇と申します。
本日お電話差し上げましたのは、面接の件でご連絡いたしました。
大変恐縮ではございますが、一身上の都合により、選考を辞退させていただきたく存じます。
せっかくの機会をいただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
貴社の今後のご発展を心よりお祈り申し上げます。」

7. 面接辞退のNG対応と注意点

NG対応	理由・影響
無断キャンセル	社会人としての信用を大きく損ない、今後の応募が困難になる可能性も
ギリギリすぎる連絡	企業にスケジュールの無駄が発生。誠意の欠如とみなされる
ぶっきらぼうなメールや一言返信	感謝や謝罪の言葉がないと「礼儀がない人」と判断される
理由を正直に言いすぎる（例：他社が条件よかった）	かえって相手を不快にさせる場合もあるため、言い回しには配慮が必要