2025.04.12

面接を断るメールの正しい書き方｜マナーを守って丁寧に辞退の意思を伝える方法

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就職活動や転職活動の中で、複数の企業に応募することは一般的です。その過程で、他社で内定を得たり、条件が合わなかったりといった理由で「面接を辞退する必要が出てくる場面」もあります。このようなときに重要なのが、丁寧で誠実な対応です。特に「面接を断るメール」は、たとえ選考を辞退する場合であっても、社会人としての常識やマナーが問われます。

本記事では、「面接を断るメール」の正しい書き方や構成、使用すべき丁寧な言い回し、返信のタイミング、ケース別の文例まで、実務でそのまま使える内容を詳しく解説します。

Contents

なぜ丁寧な辞退メールが重要なのか？
- ✅ 面接を辞退すること自体は悪いことではない
- ✅ 丁寧なメールで信頼を保つことが、将来のチャンスにつながる
面接を断るメールの基本構成
面接辞退メールの例文【一般的な丁寧パターン】
- 件名：
- 本文：
ケース別の表現例
面接辞退メールのマナー・注意点
NG例とその改善案
まとめ｜面接を断るメールは「誠意とマナー」を持って伝えれば印象は守れる
- ✅ ポイントまとめ：

なぜ丁寧な辞退メールが重要なのか？

✅ 面接を辞退すること自体は悪いことではない

面接の辞退は珍しいことではなく、企業側も想定済みの対応です。しかし、連絡をしない、遅れる、不適切な表現で断るといった行動は、ビジネスマナーに欠ける印象を与えてしまいます。

✅ 丁寧なメールで信頼を保つことが、将来のチャンスにつながる

ビジネスの世界はどこでつながるかわかりません。礼儀正しく断ることで、将来的に再び応募したくなった際にも良い印象を残すことができます。

面接を断るメールの基本構成

件名（簡潔に要点を伝える）
宛名（会社名・部署名・担当者名）
名乗り（自分の名前と応募職種）
面接辞退の旨とその理由（簡潔に）
お詫びと感謝の言葉
結びの挨拶

面接辞退メールの例文【一般的な丁寧パターン】

件名：

【選考辞退のご連絡】○○職 応募の件（氏名）

本文：

○○株式会社  
人事部 採用ご担当者様

お世話になっております。  
貴社の求人に応募させていただいておりました、○○ ○○（氏名）と申します。

このたびご案内いただきました面接につきまして、誠に恐縮ではございますが、  
一身上の都合により、辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

せっかくの機会をいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたこと、  
深くお詫び申し上げます。  
貴社の今後のご発展を心よりお祈り申し上げます。

何卒ご理解賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。

――――――――――  
氏名：○○ ○○  
電話：090-XXXX-XXXX  
メール：xxx@example.com  
――――――――――

ケース別の表現例

▶ 内定先が決まり辞退する場合

「他社にて内定をいただき、熟慮の末そちらの企業に進むことを決めましたため、貴社の選考は辞退させていただきます。」

▶ 条件が合わなかった場合

「求人内容を再度検討させていただきましたところ、希望条件と異なる点がありましたため、誠に勝手ながら面接を辞退させていただきたく存じます。」

▶ スケジュールの都合がつかない場合

「諸事情により、面接の日程調整が困難となってしまい、大変恐縮ではございますが辞退させていただきます。」

面接辞退メールのマナー・注意点

項目	ポイント
送信のタイミング	面接前日まで、できるだけ早く連絡するのが礼儀
返信手段	基本はメール。緊急時は電話で連絡し、後ほどメールでフォローする
理由の書き方	詳細を書く必要はなく、「一身上の都合」など簡潔で角の立たない表現が望ましい
感謝の気持ちの伝え方	面接設定ややり取りにかけてもらった労力に対し、丁寧なお礼の言葉を添えることが重要
件名・署名	誰からの、どんな用件の連絡かがすぐ分かるようにし、メールマナーの基本を守る

NG例とその改善案

NG表現	改善表現例
「やっぱり他に行きたいのでやめます」	「他社で内定をいただきましたため、辞退させていただきます」
「時間が取れなくなったので行けません」	「日程調整が難しくなったため、恐縮ですが辞退させていただきます」
「返信遅れてすみません。行けません。」	「ご連絡が遅くなりましたことをお詫び申し上げます。辞退させていただきたくご連絡差し上げました」