2025.04.12

面接を辞めるときのメールの書き方とマナー｜丁寧で失礼のない連絡方法とは？

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就職活動や転職活動のなかで、やむを得ず面接の辞退を決断する場面は少なくありません。「他社で内定が決まった」「急な体調不良や家庭の事情が発生した」「企業の方針が自分と合わないと感じた」など理由はさまざまですが、その際に重要なのが、丁寧で誠意のあるメールでの辞退連絡です。

この記事では、「面接辞めるメール」というテーマに基づき、面接を辞退する際の適切なマナーや、すぐに使えるメール文例、注意点について詳しく解説します。

Contents

面接を辞める＝辞退するときの基本マナー
面接を辞める（辞退する）ときのメールの基本構成
面接を辞めるメール｜文例テンプレート
- ● 一般的な辞退連絡のメール文例
- ● 他社で内定が決まった場合のメール文例（理由あり）
注意すべきNGポイント
まとめ

面接を辞める＝辞退するときの基本マナー

■ 1. できるだけ早く連絡することが最優先

面接当日や直前に連絡するのは、企業にとっても迷惑となるため、辞退を決めた時点で即連絡をするのが礼儀です。メールだけでなく、当日や前日など緊急性が高い場合は電話連絡も検討しましょう。

■ 2. 誠意を持って、丁寧に理由を伝える

辞退理由は必ずしも詳細まで伝える必要はありませんが、「一身上の都合」や「他社で選考が進んだため」など、失礼にあたらない表現を選びます。

■ 3. これまでの対応に対するお礼を必ず添える

企業側は面接のために準備や日程調整を行ってくれています。短い一文でも構いませんので、感謝の気持ちは必ず記載しましょう。

面接を辞める（辞退する）ときのメールの基本構成

件名：簡潔に「面接辞退のご連絡」などと記載
宛名：企業名・担当者名を明記
本文冒頭の挨拶と自己紹介
辞退の旨と簡潔な理由
これまでの対応へのお礼
結びの言葉・署名

面接を辞めるメール｜文例テンプレート

● 一般的な辞退連絡のメール文例

件名：面接辞退のご連絡（○○ ○○）

○○株式会社
人事部　○○様

お世話になっております。
このたび貴社の中途採用に応募いたしました○○ ○○（氏名）です。

誠に恐縮ではございますが、諸般の事情により、予定しておりました○月○日（曜日）の面接を辞退させていただきたくご連絡申し上げました。

貴重なお時間を調整いただいたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたこと、深くお詫び申し上げます。
また、これまでご丁寧に対応いただきましたことに、心より感謝申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

――――――――――――――――――  
氏名：○○ ○○  
電話番号：090-1234-5678  
メール：sample@example.com  
――――――――――――――――――

● 他社で内定が決まった場合のメール文例（理由あり）

件名：面接辞退のご連絡（○○ ○○）

○○株式会社
採用ご担当者様

お世話になっております。
貴社の求人に応募させていただいております○○ ○○と申します。

このたびは、面接の機会をいただきありがとうございました。
誠に勝手ながら、他社での就業が決定したため、予定しておりました○月○日の面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。

お忙しい中、日程を調整いただいたにもかかわらず、このような形となりましたことをお詫び申し上げます。
今後の貴社のさらなるご発展をお祈りいたします。

何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――――――  
氏名：○○ ○○  
電話番号：090-1234-5678  
メール：sample@example.com  
――――――――――――――――――

注意すべきNGポイント

NG表現・行動	理由
無断で欠席する	信頼を大きく損ねる行為であり、今後の選考や再応募にも悪影響
メールの件名がない／曖昧	企業側が見落とす可能性があるため、明確な件名を記載することが重要
カジュアルすぎる文章	ビジネスメールとしての礼儀を欠いた表現（例：「面接行けなくなりました～」など）は厳禁
理由を過剰に正直に書きすぎる	ネガティブな理由（社風が合わなそう、口コミが悪いなど）は書かず、「一身上の都合」にとどめる